Dienstleistungen und Ressourcen werden noch nicht systematisch und länderübergreifend zwischen den EU-Verwaltungen ausgetauscht. Während die öffentlichen Einrichtungen in der EU für mehr Effizienz national und lokal Daten und IT-Infrastruktur miteinander teilen, steht die Kooperation über die Ländergrenzen, etwa bei der Datenarchivierung, noch am Anfang. Das zeigt die europaweite qualitative Untersuchung „Beyond Efficiency: Public Administration Transformation“ der Steria Gruppe.

Shared Service Center zur Kostenreduzierung
Viele EU-Verwaltungen haben zur Reduzierung von Kosten Shared Service Center eingerichtet, über die bestimmte, immer wiederkehrende Verwaltungsabläufe effizient an einer zentralen Stelle abgewickelt werden können. So müssen IT und Prozesse nicht in jeder Behörde neu installiert werden. 60 Prozent der deutschen Verwaltungen nutzen schon Shared Service Center. In Großbritannien lagen die Investitionen in Shared Services bei 1,4 Milliarden Britische Pfund. Eine zentrale Datenbank, die Auskunft über bereits verwendete IT-Lösungen informiert, unterstützt andere Behörden bei der Identifikation von Möglichkeiten zur Wiederverwendung. Der französische Anbieter für Personaldienstleistungen bietet Services für mehr als drei Millionen Bedienstete, die Dienstleistungen rund um Lohnabrechnung und Human Ressources beinhalten. Rund 65.000 User in sieben Ministerien arbeiten mit dem IT-System, das basieren auf Software-as-a-Service betrieben wird.

Nächster Schritt: Services länderübergreifend teilen
Der nächste Schritt ist, Services länderübergreifend zu teilen. Basisdienste, etwa auf dem Gebiet der E-Akte oder der Langzeitarchivierung von Daten, sind technisch denkbar, allerdings fehlen Ansätze dafür. Abgesehen von rechtlichen Hürden müssen EU-Verwaltungen derzeit noch den Nutzen ihrer nationalen Projekte steigern. Es müssen z. B. mehr Behörden zur Inanspruchnahme der zentralen Dienste zu bewegen, sofern dies unter fachlichen Gesichtspunkten möglich ist. In Großbritannien ist die Nutzung freiwillig, weshalb die Shared Services oft nicht ausgelastet sind. Außerdem bestehen bei vielen Behörden mit Shared-Service-Center-Anschluss noch die alten Abläufe, sodass viele individuelle Prozesse an einen zentralen Ort verlagert werden, anstatt ein gemeinsames Verfahren zu nutzen, womit nicht das organisatorische Nutzenpotenzial von Shared Services erschlossen wird. Damit halten sich die erzielten Einsparungen in Grenzen. Die britische Verwaltung verzeichnete bisher 160 Millionen Britische Pfund an operativen Einsparungen.