In der Geschäftswelt wird die schriftliche Kommunikation heutzutage vornehmlich elektronisch abgewickelt, insbesondere per E-Mail. Der Rechnungsversand ist hier die große Ausnahme, nur 27 Prozent der Unternehmen versenden Rechnungen per E-Mail wie eine Erhebung des Statistischen Bundesamtes im Frühjahr 2011 zeigte. Grund dafür ist, dass der elektronische Rechnungsversand erst im Juli 2011 stark vereinfacht wurde. Vorher mussten elektronische Rechnungen signiert oder über ein elektronisches Datenaustauschverfahren verschickt werden, damit der Vorsteuerabzug gewährleistet war. Anfang Juli 2012 hat das Bundesfinanzministerium die letzten Details zum elektronischen Rechnungsversand geklärt. Mit der neuen Regelung wird der elektronische Rechnungsversand auch für viele kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv. Die neue Lösung bietet Vorteile wie das Entfallen von Druck- und Portokosten, ohne dass Investitionen in elektronische Signaturen oder Datenaustauschverfahren nötig sind.

Alle Rechnungen müssen dieselben umsatzsteuerlichen Vorgaben erfüllen
Ob eine Rechnung per E-Mail oder auf Papier verschickt wird, ist nach der neuen Rechtslage egal. Die umsatzsteuerlichen Vorgaben an Authentizität, Integrität und Lesbarkeit muss jede Rechnung erfüllen, es gibt keine besonderen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Rechnungssteller und -empfänger müssen zu einer Einigung über den Austausch elektronischer Rechnungen gelangen, eine stillschweigende Akzeptanz reicht hier aber aus, z. B. durch kommentarlose Begleichung der Rechnung. Es gibt keine Einschränkungen bei der Wahl des elektronischen Zustellweges oder beim Dateiformat.

Rechnungen innerbetrieblich kontrollieren
Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts müssen sowohl bei gedruckten als auch bei elektronischen Rechnungen sichergestellt werden. Dies kann am einfachsten mit einem innerbetrieblichen Kontrollverfahren umgesetzt werden. Wie bei jeder Papierrechnung lassen sich die Prüfung von Authentizität und Integrität mit der Prüfung auf sachliche Richtigkeit verbinden, sodass es keine zusätzliche Belastung für die Unternehmen gibt.

Pflichtangaben müssen über gesamte Aufbewahrungsdauer lesbar sein
Für die Anerkennung einer Rechnung vom Finanzamt muss diese die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten, wie Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Ausstellungsdatum und Art sowie Umfang der erbrachten Leistung. Auch muss die Rechnung über die gesamte Aufbewahrungsdauer für das menschliche Auge lesbar sein. Bei Papierrechnungen ist das kein Problem, bei elektronischen Rechnungen ist zu beachten, dass meist ein Programm zum Anzeigen nötig ist.

Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen im Empfangsformat
Die Aufbewahrungsfrist beträgt auch für elektronische Rechnungen 10 Jahre. Da sie in dieser Zeit immer in ihren Originalzustand zurückversetzt werden können müssen, muss sie in dem Format, in dem sie empfangen wurde, archiviert werden. Auch muss während der Aufbewahrungsfrist die Lesbarkeit sichergestellt werden, weshalb ein entsprechendes Programm während der Aufbewahrungsfrist bereit stehen sollte. Die Aufbewahrung von Ausdrucken elektronischer Rechnungen ist nicht zulässig.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gelten auch für elektronische Rechnungen
Die Dokumentationspflichten für elektronische Rechnungen sind nicht höher, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gelten hier. Die Verarbeitung der Rechnungsdaten und die Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens sind zu dokumentieren. Die Dokumentation ist ebenfalls 10 Jahre aufzubewahren. Dem Unternehmen entsteht durch elektronische Rechnungen also keine zusätzliche Belastung.