Die Welt wird durch global immer enger verwobene Beziehungsgeflechte, die Menge verfügbarer Informationen, die dynamische Entwicklung von Politikfeldern und Interessensgruppen, dem technologischen und dynamischen Wandel sowie steigenden institutionellen Anforderungen immer komplexer. Die Verwaltung muss diese Komplexität beherrschen und zwar parallel zur Umsetzung der Schuldenbremse bzw. mit insgesamt sinkendem Ressourceneinsatz. Beim Roundtable „Agile Verwaltung“ von BearingPoint im August 2013 in Berlin wurde versucht, eine Antwort darauf zu finden, wie das funktionieren kann.

Früher erfolgreiche Projektmethoden reichen nicht mehr aus
Früher sehr erfolgreiche Projektmethoden reichen heute nicht mehr aus. Ein Beispiel macht dies deutlich. Große IT-Projekte werden äußerst gründlich über Jahre nach dem Wasserfallmodell geplant und konzipiert, was in über 5000 Seiten langen Spezifikationen resultiert. Am Ende des Realisierungszeitraums stellt sich dann heraus, dass sich die Anforderungen komplett geändert haben, z. B. aufgrund der technischen Entwicklung oder aufgrund von geänderten und neuen Kundenanforderungen, sodass das Endergebnis diese nicht mehr deckt. Die Lösung: agile Projektdurchführung. Der Begriff Agilität kommt aus der IT und wurde von Bearing Point auf die Verwaltung übertragen. Das Ergebnis ist ein Zielbild einer Organisation in einer dynamischen Welt. Zwar gibt es noch nicht die ideale agile Verwaltung, in einzelnen Behörden gab es in Teilbereichen erstaunliche Fortschritte, die auch auf andere Projekte übertragbar sind.

Beispiele für agile Verwaltung
Das Bundesverwaltungsamt konnte mit dem 3-Partnermodell die Erweiterung eigener Lieferkapazitäten durch Externe perfektionieren und das Technische Hilfswerk mithilfe von Social Media die Helfer bei der jüngsten Flutkatastrophe oder anderen Katastrophenlagen koordinieren. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat nach einer flächendeckenden Aufgabenkritik eine jährlich rollierende Personalmengenplanung zur Festlegung und Steuerung des Personaleinsatzes eingeführt. Und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nimmt immer neue Aufgaben in sein Portfolio auf und passt sich konstant fachlich an.

Agile Verwaltung noch nicht in allen Behörden angekommen
Die agile Verwaltung ist aber bei vielen Behörden noch nicht angekommen. Eine besondere Herausforderung ist die Überdetermination in der Verwaltung, nach der alles durch Richtlinien, Verordnungen, Gesetze, etc. geregelt ist. Auch ist eine klare Ausrichtung auf definierte Ziele in jeder Verwaltung nötig, was für viele Behörden schon eine Herausforderung ist.

Agile Verwaltung: Zusammenwirken von Steuerung, Organisation, Technik und Personal
Eine agile Verwaltung entsteht durch das Zusammenwirken von Steuerung, Organisation, Technik und Personal. Einzelne Bausteine allein erhöhen nicht die Agilität, nur das Zusammenwirken. Und das erfordert ein abgestimmtes Transformationsprogramm.

Personal ist wichtigste Ressource auf dem Weg zur agilen Verwaltung
Auf dem Weg zur agilen Verwaltung ist das Personal die wichtigste Ressource. Das Ziel ist, trotz Überdetermination der Verwaltung eine schnelle Veränderung und die Anpassung an die wechselnden Herausforderungen einer dynamischen Umwelt. Das Silodenken sollte dabei aufgebrochen werden, etwa indem ein Executive Board aus Präsident, Vizepräsident und Abteilungsleitern gemeinsame Entscheidungen trifft.