Die Beschaffung hat in vielen Industrieunternehmen einen Anteil von 50 bis 80 Prozent an den Gesamtkosten, weshalb der Einkauf bei Kostensenkungen meist zuerst ins Auge fällt. Wie die Studie „Building a world-class global procurement organization“ von Bain & Company zeigt, lassen sich mit dem Umbau der globalen Einkaufsorganisation in Abhängigkeit von Branche und Entwicklungsstand acht bis zehn Prozent an einmaligen Kostensenkungen und drei bis vier Prozent in den Folgejahren realisieren. Erfolgsentscheidend sind faktenbasierte Entscheidungen und die Berücksichtigung aller internen und externen Faktoren bei der Umsetzung.

Verschiedene Faktoren wirken sich auf Funktionieren des Einkaufs aus
Es gibt verschiedene Gründe dafür, dass der globale Einkauf in den meisten Unternehmen nicht wie erwartet funktioniert, etwa regionale Unterschiede in den Lieferanten- und Marktstrukturen, unklare Verantwortlichkeiten und umständliche Einkaufsprozesse. Diese Argumente werden oft als Ausrede gedeutet, es steckt aber etwas Wahres in ihnen, das angegangen werden muss. Das Geheimnis eines sehr guten Einkaufs ist das Zuhören und Zusammenarbeiten, innerhalb der Einkaufsabteilung, mit anderen Unternehmensbereichen und den Lieferanten.

Management der Waren- und Leistungsgruppen von Anfang an festlegen
Der Beginn einer globalen Einkaufsorganisation besteht darin, sich das Management der einzelnen Waren- und Leistungsgruppen und die regionalen und produktspezifischen Ausnahmen in den Warengruppen festzulegen. Am besten orientiert man sich dabei an unbestreitbaren Fakten, wie die Vielfalt der Anbieter, die Transportkosten oder die technischen Spezifikationen für jede Warengruppen, aber auch Einkaufsmengen, Lieferorte und erwartete Skaleneffekte. In Abhängigkeit vom Anbietermarkt und den Bedürfnissen verschiedener Standorte braucht jede Warengruppe eine andere Aufteilung zwischen lokalem, regionalem und globalem Einkauf.

Rollenaufteilung und Verantwortlichkeiten klar definieren
Neben der richtigen Organisationsstruktur spielen eine funktionale Rollenaufteilung, definierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten eine wichtige Rolle. Zunächst müssen die Prinzipien der Zusammenarbeit verbindlich definiert werden. Das können allgemeine Verhaltensregeln sein oder eine konkrete Beschreibung der künftigen Zusammenarbeit. Danach wird der Einkaufsprozess beschrieben, wobei vor allen der zugrunde liegende Entscheidungsfindungsprozess von BEdeuutng ist. Effektive Entscheidungswege korrelieren zu 95 Prozent mit finanziellem Erfolg. Im dritten Schritt wird die Verantwortung der verschiedenen Stakeholder für jede Entscheidung im Einkaufsprozess festgelegt.

Weiterentwicklung der Mitarbeiter planen
Die nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten in der Beschaffung sind vielfältig: Verhandlungsgeschick und kaufmännischer Hintergrund, aber auch technisches Know-how und Marktwissen und sehr verschiedenen Bereichen. Um einen Weiterentwicklungsplan aufstellen zu können, müssen die Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeiter bekannt sein. Dieser schließt definierte Entwicklungspositionen, regelmäßiges Monitoring des Fortschritts und Karrieremöglichkeiten ein. In den besten Einkaufsorganisationen wird mit Jobrotationen gearbeitet, sie bringen regelmäßig Führungsnachwuchs hervor.

Woran man einen schlecht funktionierenden Einkauf erkennt
Der globale Einkauf nicht ernst genommen und kämpft ständig um die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Ländern und Geschäftsbereichen. Ursache für Kooperationsprobleme zwischen globalem, regionalem und lokalem Einkauf sind oft nicht ausreichen abgegrenzte Warengruppen und unklare Verantwortlichkeiten. Durch die fehlenden definierten Fähigkeiten und Kenntnisse im globalen Einkauf gibt es keine Mitarbeiterweiterentwicklung. Verschiedene Definitionen und Standards und uneinheitliche IT-Systeme sorgen für Kostenintransparenz. Der Fortschritt laufender Verbesserungsprogramme kann nicht gemessen werden, Lerneffekte bleiben aus.