Künftige Mehrbelastungen in noch unbekannter Höhe u. a. durch steigende Sozialleistungen und neue EU-Rettungsschirme rauben Ministern und Kämmerern schon heute den Schlaf. Dabei ließen sich durch das Ausnutzen der Beschaffungspotentiale Milliarden einsparen und Impulse für nachhaltiges Wachstum setzen. Die Studie „Kommunale Beschaffung im Umbruch“ zeigt allerdings, dass nur 21 Prozent der großen Kommunen sich an übergreifenden Zielsetzungen orientiert. Die Studie zeigt den Umgang der deutschen Kommunen mit einer nachhaltigen Beschaffung auf und gibt Handlungsempfehlungen.

Hohe Einsparpotentiale in der Beschaffung
Pro Jahr schreiben Bund, Länder, Kommunen und sonstige öffentliche Auftraggeber ein Beschaffungsvolumen von bis zu 480 Milliarden Euro aus. Die Einsparpotenziale sind entsprechend hoch, schon ein Prozent dieser Summe wäre eine erhebliche Entlastung der öffentlichen Kassen. Bei einer Einsparung von dreieinhalb Prozent wäre eine Nettokreditaufnahme von Deutschland gar nicht mehr nötig. Die Studie zeigt, dass nachhaltige Beschaffungsstrategien dringend notwendig sind, es oft aber an Instrumenten und Know-how zur Umsetzung fehlt.

Professionalisierungsgrad der Beschaffung ist zu gering
In einem Drittel der Kommunen hat die Beschaffung nur den Reifegrad einer Bedarfs- und Bestellabteilung mit dem alleinigen Fokus der vergabekonformen Bearbeitung. Sie wird nur selten in die Planungs- und Budgetierungsphase integriert und so als taktischer Partner verstanden. Dadurch bleibt sie vielerorts hinter ihren tatsächlichen Gestaltungsmöglichkeiten zurück. Kommunale Einkäufer sollten stärker als strategische Wertschöpfungsmanager und Innovationstreiber in der Verwaltung handeln.

Nachhaltigkeitsstrategie ist da, Steuerungs- und Zielsysteme nicht
Nur jeder fünfte Befragte in der öffentlichen Beschaffung orientiert sich an übergreifenden Kennzahlen zur nachhaltigen Beschaffung. Die meisten Kommunen nutzen effiziente Steuerungsinstrumente wie Benchmarking, Controlling oder interne Leitfäden eher in Ausnahmefällen ein. Ein Viertel der Kommunen hat zwar eine Nachhaltigkeitsstrategie, aber die dafür notwendigen Steuerungs- und Zielsysteme fehlen fast überall.

Einkaufsaktivitäten stärker bündeln
Kooperationen werden in vielen Kommunen schon zur Kostenverbesserung genutzt, das Potential ist aber noch lange nicht ausgeschöpft. Rund 86 Prozent bündeln ihre Einkaufsaktivitäten in der eigenen Verwaltung, zwei Drittel arbeiten mit anderen Kommunalverwaltungen ab. Durch eine gemeinsame Beschaffung von Kernverwaltung und öffentlichen Unternehmen ließen sich in der Kommune enorme Synergieeffekte generieren, was in erheblichen Einsparungen resultieren könnte. Auch kann sie wesentliche Impulse für eine ökonomisch, ökologisch und sozial nachhaltige Beschaffung setzen.

Gesamtkonzept fehlt
Viele Kommunen haben die großen Potentiale ihrer Beschaffung in Bezug auf eine Haushaltskonsolidierung noch gar nicht erkannt, was auf ein fehlendes Gesamtkonzept schließen lässt. Die späte Einbindung der Beschaffung und die Fixierung auf den Preis anstatt auf die Lebenszykluskosten und den tatsächlichen Mehrwert der benötigten Produkte und Dienstleistungen ist ein immer wieder auftretender Fehler und ein zu kurz greifender Ansatz. Die frühe Beschaffung sollte schon in der Haushaltsplanung integriert sein, um eine Basis für eine mehrwertorientierte Beschaffung mit Fokus auf Nachhaltigkeit und Lebenszykluskosten zu schaffen. Die dauerhafte Etablierung eines solchen Handelns erfordert auch veränderte Organisations- und Prozesslösungen in der Beschaffung.

Neue Vergabeaspekte sind Chance für Überarbeitung der Beschaffungsprozesse
Aufgrund neugefasster Landesgesetze müssen viele deutsche Kommunen neue Vergabeaspekte in Bezug auf Ökologie und Soziales einführen, was eine ideale Chance für die Überarbeitung der bisherigen Beschaffungsprozesse ist. Dabei sollte eine möglichst langfristige Perspektive eingenommen werden, um Folgebelastungen, die nachteilig für künftige kommunale Haushalte sein können, zu vermeiden.