Mithilfe von digitalen Technologien können bestehende Prozesse in den Unternehmen optimiert werden. Der Arbeitsplatz wird immer mehr zum digitalen Office. Fast in allen Branchen gibt es eine eigene Strategie für die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse, so der Digital Office Index. Von den großen Unternehmen wollen 70 Prozent ihre Geschäftsprozesse strategisch digitalisieren. Bei den mittelständischen Unternehmen sind es 52 Prozent, die eine solche Strategie verfolgen. Und bei den kleineren Unternehmen sind es immer noch 36 Prozent. In der Digitalisierung von Geschäftsprozessen steckt bei den meisten Unternehmen noch ein hohes Potential, welches noch nicht ausgeschöpft ist, so ein Sprecher von Bitkom. Wenn es um das Thema Digital Office geht, haben die Unternehmen gerade einmal 50 Prozent ihres Potentials abgerufen. Mit einem Indexwert 58 haben die Großunternehmen die Digitalisierung am besten umgesetzt. Die Mittelständler erreichen einen Wert von 53 und kleinere Unternehmen kommen immerhin noch auf 49 Punkte.

Am erfolgreichsten haben die Abteilungen Personal und Produktion die Digitalisierung umgesetzt
Nicht alle Abteilungen haben die Digitalisierung gleichermaßen umgesetzt. Die führenden Abteilungen mit 74 Prozent sind die Produktion und Projektabwicklungen. Mit jeweils 66 Prozent folgen die Abteilungen Personal/Human Resources und Buchhaltung/Finanzen/Controlling. Kurz dahinter mit 62 Prozent folgt der Geschäftsbereich Marketing, mit 54 Prozent die Abteilung Einkauf und mit 53 Prozent der Geschäftsbereich Logistik. Am Ende des Umsetzungs-Rankings liegen die Bereiche Forschung und Produktentwicklung mit 30 Prozent.

Mehr als 50 Prozent der Unternehmen haben bereits das Personal für die Umsetzung der Digitalisierung
Gerade einmal 58 Prozent haben die erforderlichen Ressourcen, um die Digitalisierung umzusetzen. Bei den Großunternehmen sind es 72 Prozent, welche das notwendige Personal für die Umsetzung haben. Und bei den mittelständischen Unternehmen sind es 63 Prozent. Die Kleinunternehmen sind zu 57 Prozent für die Digitalisierung gewappnet.

Die elektrische Rechnung und die elektronische Akte bieten große Chancen
Klassische Beispiele für digitale Verwaltungs- und digitale Büro-Prozesse sind Papierakten zu digitalisieren und elektronische Rechnungen zu erstellen. Fast 70 Prozent der Unternehmen haben bereits einen Teil ihrer Papierakten digitalisiert und 18 Prozent erstellt seine Rechnungen überwiegend elektronisch.

Fehlende Investitionen und Qualifikationen bremsen die Digitalisierung aus
Für 60 Prozent der Unternehmen ist der Investitionsbedarf noch zu hoch. Trotzdem hat jedes zweite deutsche Unternehmen vor, in die Digitalisierung zu investieren. Allerdings fürchten sich 40 Prozent der Unternehmen vor einen möglichen Datenverlust. Zusätzlich gaben 41 Prozent der Unternehmen an, dass sie generell Angst vor dem Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten haben. Demgegenüber stehen 37 Prozent, die den wirtschaftlichen Nutzen einer Digitalisierung der Prozesse in Frage stellen. Und bei 28 Prozent der Unternehmen kommt der Widerstand sogar aus den eigenen Reihen. Zudem gaben 27 Prozent der Unternehmen an, dass bestehende rechtliche und regulatorische Bestimmungen die Digitalisierung behindern würden.

ECM-Software wird von den Unternehmen immer mehr genutzt
Mittels ECM-Lösungen können Informationen besser verteilt, bearbeitet und digital archiviert werden. Für das Digital Office ist das „Enterprise Content Management" ein wesentlicher Wegbereiter, wie z.B. Software-Systeme zur Digitalisierung von Dokumenten. Bereits 51 Prozent der Unternehmen nutzen solche Systeme und 14 Prozent der Unternehmen haben eine solche Nutzung in der Zukunft geplant. Für das Prozessmanagement werden solche Systeme bereits von 44 Prozent der Unternehmen genutzt. Weitere 18 Prozent planen die Nutzung in diesem Geschäftsbereich. Geht es um Systeme zur digitalen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten, nutzen 35 Prozent der Unternehmen diese und 24 Prozent planen die Nutzung. Mittels Output-Management-Systemen wird geregelt, über welche Kanäle Informationen verteilt werden. Mittlerweile nutzen solche Systeme bereits 33 Prozent der Unternehmen und bei 16 Prozent ist eine solche Nutzung geplant. Business Collaboration Tools werden von 31 Prozent der Unternehmen genutzt und 16 Prozent wollen diese auch in Zukunft nutzen. Zudem verwenden 28 Prozent der Unternehmen Software, welche es den Mitarbeitern möglich macht, unabhängig vom Standort Unternehmensinformationen zu recherchieren und 15 Prozent planen den Einsatz dieser Software. Bei 18 Prozent der Unternehmen werden bereits ECM-Lösungen genutzt, welche die eingehende Dokumente und Informationen automatisch erkennen. Als Beispiel dienen hier z.B. Programme, welches es ermöglichen die Briefpost digital zu erfassen und anschließend das Dokument noch an die zuständige Abteilung weiterzuleiten. Fast 20 Prozent der Unternehmen wollen diese Art von Programmen in der Zukunft nutzen.