Oft übersteigen die tatsächlichen Reisekosten in Unternehmen die geplanten und kalkulierten Kosten, das Jahresbudget wird überschritten. Die Studie "Geschäftsreiseprozesse 2015" von techconsult zeigt, dass sich mit einer geeigneten Software-Unterstützung das Reisekostenbudget einhalten und zudem Optimierungspotenziale erkennen lassen. Automatisierte Prozesse sorgen für eine bessere Analyse und Kontrolle der Reisekosten. Bei drohenden Überschreitungen des geplanten Kontenrahmens, lässt sich mit einer Änderung der Vorgaben schnell entgegenwirken, da ein softwareunterstütztes Reisemanagement ohne viel Aufwand detaillierte Daten zu den Reisekosten von Mitarbeitern oder Abteilungen bietet. Die Einhaltung des geplanten Reisekostenbudgets wird umso besser, je höher der Automatisierungsgrad ist. In 2014 konnten 58 Prozent der Unternehmen mit vollautomatischer Reisekostenabrechnung ihr Budget einhalten, bei denen mit manueller Abrechnung konnten es nur 43 Prozent. Falls doch außerplanmäßige Kosten anfallen, sind diese mit 13 Prozent bei den automatisiert abrechnenden Unternehmen deutlich geringer als bei denen mit manueller Reisekostenabrechnung (20 Prozent).