Viele IT-Projekte schaffen es nicht, wichtige Leistungsziele zu erreichen. Einer der Hauptgründe sind Schwächen im Projektmanagement. Die ITSM Consulting AG hat typische und vermeidbare Fehler in der Praxis identifiziert.

Projektziele sind nicht präzise genug formuliert
Die grundsätzliche Zielrichtung eines IT-Projekts ist aus dem Projekttitel oder dem Untertitel abzuleiten. Aber wie die strategischen oder technischen Akzentuierungen im Detail aussehen, ist manchmal weniger klar. Deshalb müssen für alle Ebenen und Bereiche des Projekts die Ziele sehr präzise und operabel formuliert werden, denn sonst fehlt die entscheidende Navigationsbasis. Um individuellen Interpretationsspielräumen vorzubeugen, muss es von Anfang an eine klare Definition der Ausrichtung mit den gleichen Begrifflichkeiten für alle Beteiligten geben.

Kommunikation und Transparenz zwischen den einzelnen Aufgabenfeldern
Mit der Komplexität des Projekts steigt die Zahl der Aufgaben und so auch der Zuständigkeiten. Damit es keine Überschneidungen gibt, bedarf es klarer Definitionen der Verantwortlichkeiten und der permanenten Kommunikation mit benachbarten Aufgabenfeldern, damit die Transparenz nicht auf der Strecke bleibt. Andernfalls ergibt sich oft das Problem, dass einzelne Teams isoliert an ihren Teilaufgaben arbeiten und sich das Ergebnis im Endeffekt nicht ausreichend in das Gesamtprojekt integrieren lässt. Daraus wiederum ergeben sich Nachbesserungen, Verzögerungen und atmosphärische Belastungen in den Projektteams.

Projekt nicht durch sachfremde Einwirkungen beeinträchtigen lassen
Bei IT-Projekten, die mehrere Fachbereiche oder die Gesamtorganisation betreffen, treffen oft gegensätzliche Interessen aufeinander. Wenn sie in das Projekt selbst hineingetragen werden, entstehen Belastungen durch Interessenspolitik, Egoismen und Kompetenzstreitigkeiten. Dies sind Faktoren, die oft zum Scheitern von Projekten führen. Insbesondere das Management muss hier für einen Konsens sorgen. Die Projektleitung kann aber auch einen wesentlichen Beitrag leisten, dass sachfremde Einwirkungen keine zu große Beeinträchtigung für das Projekt werden.

Projektmanagement-Tools aktiv nutzen
Projektverantwortliche müssen aus einer Vielzahl an Bedingungen eine harmonische Einheit machen. Mit einer hohen Transparenz und Steuerungsfähigkeit lassen sich unnötiger Ressourcenverschleiß sowie Kosten- und Terminüberschreitungen vermeiden. Damit ist die Komplexität des Projektmanagements ein kritischer Erfolgsfaktor. Mit effizienten Tools lassen sich die Effizienz erhöhen und die Projektrisiken senken. Dabei reicht es nicht aus, wenn die Tools vorhanden sind, wenn sie nicht aktiv von allen Projektmitarbeitern genutzt werden.

Wahl des Projektleiters nicht nur anhand des IT-Know-hows
Ein großes IT-fachliches Know-how ist nicht zwangsläufig ein Indikator für Fähigkeiten für die Ausrichtung, Steuerung und Kontrolle von Projekten. Das ist ein ganz anderes Profil mit Planungs-, Koordinations- und Kommunikationsfähigkeiten. Die Leitung von Projekten wird trotzdem oft Mitarbeitern mit fachlicher Spezialisierung übertragen. Sie sollten zumindest durch jemanden mit spezifischem Management-Know-how unterstützt werden.

Bauchgefühl statt Controlling-Methoden
Anstelle etablierter Controlling-Methoden wird sich bei IT-Projekten oft auch das Bauchgefühl verlassen. Das ist gerade bei komplexeren Projekten kein ausreichender Ersatz, nicht zuletzt, weil es an Transparenz fehlt. Grund dafür ist oft, dass der Fokus beim Projektmanagement eher auf der Technik als auf betriebswirtschaftlichen Elementen liegt.

Kein Projektmarketing führt zu Akzeptanzproblemen bei Mitarbeitern
Der Ersatz alter Anwendungssysteme oder die Einführung neuer Applikationen hat immer direkte Auswirkungen für die Mitarbeiter. Mit Hilfe von Projektmarketing sollen die neuen Technologien transparent gemacht und die Akzeptanz gesteigert werden. Zeit- und Kostengründe führen oft dazu, dass es kein Projektmarketing gibt, selbst wenn die technischen Veränderungen sehr massive Konsequenzen für die Nutzer haben. Oft ist nicht mal die Einsicht der Notwendigkeit des Projektmarketings gegeben. Das führt zu Akzeptanzproblemen bei den Mitarbeitern, was in zeitweiligen deutlichen Produktivitätseinbußen resultieren kann.