Der Markt für elektronische Rechnungen (E-Rechnung) wächst global immer weiter, unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Branche wird E-Invoicing immer gebräuchlicher. Die größten Herausforderungen sind die Überzeugung und Einbindung von Partnern, die Einhaltung diverser gesetzlicher Bestimmungen in verschiedenen Ländern, die internen Geschäftsprozesse und Information.

E-Invoicing bietet zahlreiche Vorteile
E-Invoicing rentiert sich normalerweise innerhalb von einem halben bis anderthalb Jahren. Die wichtigsten Vorteile der automatisierten elektronischen Rechnungsverarbeitung sind folgende: es gehen weniger Rechnungen verloren / es fehlen weniger Rechnungen, der Cashflow verbessert sich, Rechnungen werden schneller bewilligt, die Datenqualität ist höher, während sich der Aufwand und die Verwaltungskosten reduzieren und es werden weniger Rechnungen doppelt erstellt.

Partner mithilfe von Arbeitshilfen und Service Desk mit ins Boot holen
Bei der Herausforderung, Partner einzubinden und ihnen Support zu leisten, geht es vor allem um den Aufwand in Form der Umstellung auf papierlose Rechnungsverarbeitung mit vielen Partnern und die Wartung des Projekts. Die Lösung präsentiert sich in Form von Arbeitshilfen wie Handbücher, Webinare und Workshops sowie einen Service Desk durch die Dienstleister. So lassen sich einerseits Partner für die Einbindung gewinnen und andererseits Gegner überzeugen.

Gesetzliche Bestimmungen einhalten
Die Berücksichtigung aller Rechtsfragen zur elektronischen Rechnungsstellung ist sehr schwierig, denn allein in der EU sind verschiedene lokalspezifische Anforderungen und komplexe Details zu beachten. Auch das "Freigabemodell" in Ländern wie der Türkei oder Mexiko ist z. B. eine Integration mit den Regierungsservern notwendig, was wiederum eine Herausforderung für sich ist. Die Lösung hierfür ist ein erfahrender Anbieter, der die Einhaltung aller gesetzlicher Bestimmungen sicherstellen kann.

Anpassung der internen Geschäftsprozesse
In Abhängigkeit von der Unternehmensstruktur sollten viele Abteilungen in das E-Invoicing-Projekt eingebunden werden, etwa der Vertrieb, der Einkauf, die Lieferantenkette oder die IT-Abteilung, abgesehen von den der Finanzabteilung und der Buchhaltung. Als Herausforderung in dieser Herausforderung nutzen die verschiedenen Abteilungen auch verschiedene IT-Systeme, wobei die Daten im Unternehmen weit verstreut sind. Zudem lehnen manche Unternehmen eine Änderung ihrer Prozesse ab. Mit E-Invoicing lassen sich deutliche Einsparungen realisieren. Die Projektaufsicht, die Priorisierung sowie die Einbindung aller relevanten Abteilungen sollte in die Hände einer Person auf hoher Ebene gelegt werden. Für die elektronische Rechnungsstellung müssen die Systeme integriert werden, mit deren Hilfe umfassende und zuverlässige Daten erfasst werden, wodurch eine optimierte Entscheidungsfindung ermöglicht wird.

Herausforderung Information
Die Unternehmen insgesamt lassen sich in zwei Gruppen aufteilen: Die Nutzer von E-Rechnungen und die Nicht-Nutzer von E-Rechnungen. Die Nutzer von E-Rechnungen konnten bereits messbare Einsparungen verzeichnen, was vor allem auf Geschäfte mit Wachstum und neuen Partnern zutrifft. Diese Gruppe wurde meist von Schlüsselkunden von der elektronischen Rechnungsstellung überzeugt und haben sich von der Umstellung eine Automatisierung der Rechnungsstellung und eine elektronische Verarbeitung versprochen. Dem gegenüber stehen die Nicht-Nutzer, die keine Vorteile in E-Rechnung sehen oder sich noch nicht mit dem Thema befasst haben. Entscheidungsträger stellen bei intensiver Beschäftigung mit dem Thema fest, dass eine positive Veränderung der Geschäftsprozesse durch die E-Rechnung möglich ist, die sich wirklich auszahlen. Die Nutzer von E-Rechnungen können ihren Geschäftspartnern Kalkulationen und Fallstudien vorlegen, damit auch diese das Potenzial von E-Rechnungen erkennen.