Elektronisches Dokumenten- bzw. Enterprise Content Management wird zwar in vielen Unternehmen genutzt, die Leistungsfähigkeit wird aber nie geprüft. Ein Grund dafür ist, dass es keine methodischen Voraussetzungen zur Entwicklung von Kennzahlen zur Bewertung der Qualität und Kosten von DMS/ECM-Prozessen gibt. Das digital intelligence institute (dii) hat einen praktischen Leitfaden veröffentlicht, mit dem sich relevante KPIs generieren lassen, um eine Leistungssteuerung durchführen zu können.

Digitalisierung rückt Performance und Wirtschaftlichkeit von Prozessen in den Fokus
Die zunehmende Digitalisierung sorgt dafür, dass Performance und Wirtschaftlichkeit von Prozessen in den Fokus rücken. Bisher waren Leistungsanalysen und Optimierungsmaßnahmen auf DMS/ECM-Systeme beschränkt, sie hatten aber nur teilweise Einfluss auf die Prozessqualität. Hohe Durchlaufzeiten oder deutliche Fehlerquoten beispielsweise lassen sich nicht über die Software beheben, sondern durch eine Analyse der Abläufe, bei der mögliche Schwächen erkannt werden.

DMS/ECM-Controlling noch nicht genügend ausgereift für Kennzahlen
Die Entwicklung dafür notwendiger Kennzahlen ist in der Praxis ein Problem, weil da DMS/ECM-Controlling noch in den Kinderschuhen steckt. Vor allem mangelt es den Unternehmen und Institutionen oft an einem vollständigen Kennzahlensystem für eine systematische Leistungsanalyse und -steuerung.

Praxisnahe Hilfe für Generierung von Kennzahlen für DMS/ECM-Prozesse
Der Leitfaden will praxisnah bei der Erstellung der relevanten Kennzahlen für DMS/ECM-Prozesse helfen. Insgesamt werden elf Kennzahlen thematisiert, vier davon zu wirtschaftlichen und sieben zu qualitativen Aspekten. Die Vorschläge sind praktikabel und lassen sich möglichst einfach umsetzen.