Da die Wirksamkeit von Rechnungen, Verträgen und anderen Dokument mittlerweile oft nicht mehr die Schriftform erfordert, können sie auch elektronisch, z. B. per E-Mail, verschickt werden. Bei den Verbrauchern, sogar bei den jüngeren, ist die Resonanz allerdings sehr gering. Nur 24 Prozent der 18- bis 29-Jährigen ziehen digitale Post dem Papierbrief vor, bei den 50- bis 64-Jährigen ist es nur jeder Zehnte. Das zeigt eine repräsentative Umfrage des BITKOM. Insgesamt bevorzugen nur 15 Prozent den digitalen Versand von Rechnungen und Verträgen, während 81 Prozent die Dokumente lieber in Papierform erhalten. Vor allem älteren Menschen fehlt das Vertrauen in digitale Dokumente. Unternehmen hingegen verarbeiten Dokumente weitgehend digital, auch geschäftskritische und offizielle Unterlagen.

Privatverbraucher sind sich der Vorteile der digitalen Dokumente nicht bewusst
Für 72 Prozent der Befürworter von Papierdokumenten haben digitale Dokumente keine Vorteile. 26 Prozent kennen keine geeigneten Ablagesysteme für digitale Dokumente und 33 Prozent fürchten, dass Unbefugte bei der Übertragung Zugriff auf die Rechnungen und Verträge bekommen könnten. 14 Prozent befürchten den Verlust der digitalen Dokumente beim Versand. Die Vorteile sehen viele Privatverbraucher noch nicht: Platzsparende Archivierung, schnelle Suche im Volltext, die Umwelt wird geschont und im Idealfalls Versandkosten gespart.

Verwaltung digitaler Dokumente mit Enterprise Content Management Systemen
Das Vertrauen vieler Unternehmen in digitale Dokumente steigt hingegen. Sie setzen Enterprise Content Management Systeme ein, wodurch je nach Unternehmensgröße mehrere tausend Euro Druck- und Versandkosten pro Jahr gespart werden können. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme erleichtern die Zusammenarbeit von Kollegen und ermöglichen den mobilen Zugriff auf digitale Unterlagen per Smartphone, Tablet PC oder Laptop. Für Unternehmen ist die sichere elektronische Übermittlung sehr wichtig, hierbei kommen verschiedene Technologien zum Einsatz, u. a. Verschlüsselungssoftware oder Signaturen. Diese gewährleisten eine sichere Übermittlung und die Integrität des Dokuments.