In den letzten Jahren stand die Optimierung der IT-Prozesse für die Unternehmen im Vordergrund, unterstützt wurden die dabei vom Regelwerk ITIL. Allerdings haben viele Unternehmen dabei der zunehmenden Auslagerung von IT-Funktionen mit ihren Prozessen zu Dienstleistern nicht berücksichtigt.

Zusammenspiel mit Servicepartnern auf Prozessebene verbessern
Für den Erfolg des Outsourcings sind die Schnittstellen zwischen Anwendern und Providern entscheidend. Wenn die Prozesse hier nicht kompatibel angelegt sind, geht die Leistung zwangsläufig und viel Geld möglicherweise verloren. Deshalb muss die Optimierung des Zusammenspiels mit den Servicepartnern auf der Prozessebene im Fokus der Unternehmen liegen. Auch die Interaktion der Prozesse mit den Providern ist ein wichtiges Thema, nicht nur die Auslagerung der technischen Komponenten, denn hier zeigt sich der Nutzen.

Schnelltest für Risiko der Outsourcing-Prozesse
exagon hat einen Schnelltest aus zehn Fragen entwickelt, mit der ein tendenzielles Risikoprofil der Outsourcing-Prozesse erstellt werden kann. Erstens stellt sich die Frage, ob die Outsouring-Verträge mit dem IT-Provider ausdrücklich prozessorientiert ausgerichtet, damit es keine Probleme bei der Integration der ausgelagerten IT-Services mit den eigenen Geschäftsprozessen gibt. Zweitens ist es wichtig, ob alle wichtigen IT-Prozesse an den Schnittstellen zum Provider standardisiert sind. Sind die IT-Prozesse gemäß den unternehmensweit geltenden Regeln standardisiert, sodass sie auch bei Änderungen in den Leistungsvereinbarungen anzuwenden sind? Der nächste Punkt ist die Frage, ob alle Outsourcing-Verträge, auch wenn sie über verschiedene Provider laufen, konzeptionell aufeinander abgestimmt sind und ob es personell jemanden gibt, der dafür gesamtverantwortlich ist. Die Leistungstransparenz sollte bei allem IT-Prozessen und Outsourcing-Partner gleichbleibend hoch sein. Die Leistungsprozesse sollten kontinuierlich mit Dokumentation in Bezug auf Quantität (Kosten) und Leistungsqualität überwacht werden. Die Service Level Agreements mit allen Providern sollten aufeinander abgestimmt sein. Wichtige Fragen gibt es auch zum Contract-Management: Werden die externen und internen Contracts systematisch abgeglichen? Werden Anpassungen oder Ergänzungen einzelner Services in den anderen Contracts berücksichtigt? Lassen die Sourcing-Vereinbarungen die Analyse von Potenzialen zur Leistungs- und Kostenoptimierung zu? Um zum Schluss stellt sich die Frage, ob es möglich ist, den Providerwechsel oder andere Änderungen auf Basis der transparenten Bedingungen und der standardisierten Prozesse ohne Probleme realisieren?