Das Resultat ineffizienter Collaboration- und Projektmanagement-Methoden sind der Verlust von 20 Arbeitstagen pro Jahr, die Gefährdung sensibler Daten und Gewinne sowie der Reputation des Unternehmens. Das zeigt der „Chaos-Theorie-Report“ vom Project Management Institute und den Forschungsunternehmen Cint und Loudhouse durchgeführt wurde. Laut diesem fällt es Unternehmen und Organisationen schwer, mit dem dynamischen Technologie-Fortschritt, den neuen Arbeitsweisen und der wachsenden Globalisierung mitzuhalten.

Studienergebnisse kurz und knapp
Durch ineffiziente Arbeitsweisen verlieren Unternehmen 20 Arbeitstage pro Jahr. Während zwei Drittel der Projektmanager Zugriff auf sensible Daten in ihrer Organisation haben, kann nur die Hälfte sehen, wer Dokumente gelesen, geändert oder heruntergeladen hat. Für mehr als ein Drittel der Projektmanager stellt mangelnde oder unzureichende Kommunikation ein zentrales Problem dar. Zumeist wird in Projektteam via E-Mail kommuniziert, wobei die hohe Zahl der E-Mails jedem dritten Projektmanager Stress verursacht. Drei Viertel der Befragten sehen in neuen Werkzeugen das Potenzial für Zeitersparnis, mehr Kostenkontrolle und weniger Stress. Nur bei der Hälfte unterstützt die IT-Abteilung den Einsatz neuer Technologien.

Erfolgreiche Projekte brauchen Balance aus verschiedenen Faktoren
Alte Gewohnheiten sind schwer loszuwerden und wirken sich negativ auf die Produktivität aus. Die Balance aus verschiedenen Faktoren macht den Erfolg eines Projektes aus: ein motiviertes Team, einfache Zusammenarbeit und die Einhaltung von Deadlines und Budgets. Wenn alles passt, laufen Projekte wie Uhrwerke, ansonsten breitet sich das Chaos aus. Das Übersehen einer E-Mail kann schon zu Projektverzögerungen, verärgerten Kunden und Einnahmeverlusten führen.

Projekte halten Budgets oder Zeitpläne nicht ein
Projektmanager verschwenden durch ineffiziente Arbeitsweisen pro Woche im Schnitt 2 Stunden und 45 Minuten oder 20 Tage pro Jahr. 19 Prozent der Projekte halten die Deadline nicht ein, 14 Prozent benötigen mehr als das geplante Budget. Wenn der Projektmanager acht oder mehr Projekte gleichzeitig leitet, vervielfacht sich dieser Wert, 32 Prozent enden zu spät, 26 Prozent reicht das Budget nicht aus. Zur Maximierung der Produktivität setzen die Organisationen ihre Projektmanager unter großen Druck, damit auch komplexe Geschäftsvorhaben weniger kosten und schneller fertig werden. Ineffiziente Praktiken resultieren aber oft in niedrigeren Produktivitätsraten, wodurch Projekte aus dem Ruder laufen. Um dieser neuen Herausforderungen Herr zu werden, müssen die Projektmanager neue Technologien an die Hand bekommen, mit denen sie Probleme lösen und die kollaborative Arbeitskultur fördern können. Effizientes Projektmanagement und reibungslose Kollaboration leisten ihren Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit.

IT-Abteilungen unterstützen neue Technologien oft nicht
52 Prozent der Projektmanager nutzen neue Werkzeuge für Zeiteinsparungen (82 Prozent), bessere Kostenkontrolle (69 Prozent), weniger Stress (81 Prozent) und ein besseres Teamgefühl (71 Prozent). Allerdings unterstützt die IT-Abteilung nur 52 Prozent der Befragten den Einsatz neuer Technologien. Die Sicherheit und die Integrierbarkeit sensibler Daten stellen dabei die Hauptsorgen dar. 64 Prozent der Projektmanager hat zwar Zugriff auf sensible Daten, aber nur 54 Prozent kann einfach sehen, wer Dokumente gelesen, geändert oder heruntergeladen hat.

Hauptkommunikationsmittel E-Mail sorgt für Stress
Insbesondere verteilten Teams, die in verschiedenen Ländern und Zeitzonen arbeiten, fällt es schwer, effektiv zusammenzuarbeiten. Das Hauptproblem ist schlechte Kommunikation (37 Prozent). In 76 Prozent der Fälle ist die E-Mail das Hauptkommunikationsmittel. Hauptprobleme hierbei sind begrenzte Mailboxen (26 Prozent) und Probleme beim Finden spezieller E-Mails (38 Prozent). Zudem sorgen die vielen E-Mails bei 35 Prozent der Projektmanager für Stress.

Projektmanager stehen unter hohem Druck
Viele Projektmanager sind überarbeitet und stehen unter hohem Druck. 63 Prozent arbeiten auch an freien Wochenenden, um ihre Aufgaben alle erledigen zu können. 31 Prozent schaffen ihr Pensum in der normalen Arbeitszeit nicht. 67 Prozent beantworten E-Mails während ihrer Freizeit, für 48 Prozent beeinträchtigt der Arbeitsstress das Privatleben.