Die Hoffnung auf Kosteneinsparungen ist seit neuestem der Hauptgrund für Unternehmen, Enterprise Content Management (ECM) zu nutzen. Die Optimierung, Auslagerung oder Beschleunigung der Geschäftsprozesse durch ECM hat höhere Priorität als der Ausbau der Geschäftsaktivitäten oder die Erfüllung von Compliance. Noch vor kurzem war der Hauptgrund für die Nutzung von ECM die rechtskonforme Verwaltung von Dokumenten. Dies berichtet das Online-Magazin computerwoche.de unter Berufung auf die aktuelle Untersuchung „State of the ECM industry“.

ECM-Investitionen zahlen sich aus
Die ECM-Investitionen zahlen sich aus, wie die Befragten der Untersuchung bestätigen. Sowohl bei den Fixkosten als auch bei den weichen Kosten übertrafen die Einsparungen die Erwartungen. So konnten die Personalkosten durch die Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung reduzieren, der Kundenservice konnte verbessert und die Entscheidungswege beschleunigt werden. Die Einsparungen bei den letztgenannten Maßnahmen lassen sich nicht genau berechnen, aber man kann davon ausgehen, dass ein verbesserter Informationszugang Pannen im Geschäft verhindern kann.

Verwaltungsschwierigkeiten bei E-Mails und Web 2.0
Die Nutzung der ECM-Systeme macht allerdings einigen Unternehmen Probleme, insbesondere die Verwaltung elektronischer Dokumente ist schwierig. Vor allem die Organisation der Verwaltung von E-Mails stellt die Unternehmen vor Herausforderungen, die meisten Unternehmen haben Zweifel, dass wichtige Unterlagen vollständig erfasst, archiviert und aufrufbar sind. Auch die modernen Kommunikationskanäle des Web 2.0 stellen die Unternehmen vor Kontroll- und Archivierungsschwierigkeiten. Ein großer Teil der Informationen, die im Namen von Unternehmen veröffentlicht und im Web 2.0 geteilt wird, wird nicht kontrolliert.

Datenverlust durch unkontrollierte Veröffentlichung im Web 2.0
Die IT ist eigentlich für die Beschaffung, Auslieferung und Einführung von Technik verantwortlich, die neuen Kommunikationsplattformen des Web 2.0 finden aber oft auf Eigeninitiative der Anwender unbemerkt den Weg ins Unternehmen. Dadurch kann es zur unkontrollierten Veröffentlichung sensibler Daten und Datenverlust kommen, da die Informationen nicht mehr im Dokumenten-Management-System verwaltet, sondern auf den Plattformen veröffentlicht werden.

Aussichten für ECM-Markt eher durchwachsen
Die Aussichten für den ECM-Markt sind nicht besonders rosig. Zwar sollen die Lizenzverkäufe für Dokumenten- und Records-Management etwa das Niveau von 2008 erreichen. Aber die Hersteller von Scanner-Hardware, unabhängige Beratungshäuser und Auslagerungs-Dienstleister müssen mit Einbußen rechnen.