Die Öffentliche Verwaltung in Deutschland könnte jedes Jahr vier Milliarden Euro einsparen, wenn sie moderne privatwirtschaftliche Einkaufsmethoden anwenden würde. Der Großteil dieser Summe entfällt auf die Gemeindeebene. Dies zeigt eine Analyse der Top-Managementberatung A.T. Kearney. Für die Verringerung der Kosten ist ein strategisches Beschaffungsmanagement mit dem die Gesamtkosten für Material und Dienstleistungen reduziert werden, nötig.

Öffentliche Haushalte müssen Prozesse optimieren, um Kosten zu reduzieren
Die öffentlichen Haushalten stehen immer mehr unter Druck, mithilfe von privatwirtschaftlichen Methoden Prozesse zu optimieren und Kosten zu reduzieren. Gerade in Anbetracht der drohenden globalen Rezession und der noch immer kritischen Finanzlage der öffentlichen Haushalte gewinnen betriebswirtschaftliche Ansätze an Bedeutung. Deutschland bietet im internationalen Vergleich große Einsparpotenziale.

Shared Services kann Kosten senken
Die Privatwirtschaft setzt bereits auf Shared-Service-Konzepte. Hierbei werden Verwaltungsfunktionen mehrerer Organisationseinheiten in ein Shared-Service-Center zusammengeführt, was große Potenziale zur Kostensenkung und Qualitätsoptimierungen bietet. Es bieten sich mehrere Optimierungsansätze an, angefangen bei der Umverteilung von Ressourcen über die Anpassung von IT-Dienstleistungsverträgen bis zur gezielten Entscheidungsvorbereitung. Der optimierte Datenzugriff kommt außerdem der Transparenz und Kontrolle zugute.

Optimierung der Einkaufsstrategie anhand betriebswirtschaftlicher Ansätze schwierig
Die Situation der öffentlichen Hand erinnert stark an die vieler deutscher Unternehmen bevor die Beschaffung als strategische Funktion erkannt und eingeführt wurde. Diese Methodik kann man aber nur schwer auf den öffentlichen Sektor anwenden, da dieser eine Reihe von Verhaltensmustern aufweist, die die Optimierung der Einkaufsfunktion erschweren. Beispielsweise ist eine gesetzes- und richtlinienkonforme Verfahrensweise hier noch wichtiger, es gibt kaum durchgängige Standardisierungen und Normierungen, Kosten werden einzeln betrachtet, sodass Einzelpositionen anstelle von preisgünstigeren Gesamtpaketen eingekauft werden. Auch gibt es keinen persönlichen Anreiz, da Erfolge nicht belohnt, Misserfolge aber bestraft werden.

Öffentliche Hand muss alte Verhaltensmuster aufbrechen
Damit die öffentliche Hand ihre Beschaffung optimieren kann, muss sie vor allem die alten Verhaltensmuster aufbrechen und die Grundphilosophie eines optimalen Beschaffungsmanagements verstehen und sich zu Eigen machen. Dabei wird der Lieferant nicht als Gegner gesehen, sondern als Partner. Die „Total Cost of Ownership“ muss dabei so optimiert werden, dass es sich für beide Partner lohnt.

Konformität mit Vergaberecht muss bei Optimierung gewahrt sein
Bei der Optimierung muss darauf geachtet werden, dass sie unter Einhaltung des nationalen und europäischen Vergaberechts und allen anderen einschlägigen Rechtsvorschriften erfolgt. Durch die EU-Richtlinie zum „Wettbewerbliche Dialog“ hat die EU schon für die Entbürokratisierung und die Flexibilität vorgesorgt. Der Trend zu eProcurement Tools wird bei der Optimierung des Beschaffungsmanagements helfen.