Die Umstellung auf die elektronische Akte (E-Akte) hat in fast allen Verwaltungen bereits begonnen, allerdings wird bezweifelt, dass die Umstellung bis 2020 möglich ist. Wie die Studie „Branchenkompass 2013 Public Services“ von Steria Mummert Consulting zeigt, glauben nur 20 Prozent der Entscheider in den Verwaltungen und 12 Prozent der Kommunen, dass es möglich ist.

Umstellung auf E-Akte bietet viele Vorteile
Fast alle deutschen Verwaltung möchten die Vorteile der E-Akte und der digitalen Vorgangsbearbeitung nutzen. 70 Prozent haben schon Investitionen in die E-Akte getätigt, bei 26 Prozent steht dies kurzfristig an. Zu den Vorteilen der E-Akte gehören die strukturierte Abbildung und leichte Auffindbarkeit der Informationen. Gerade die strukturierte Ablage der Informationen ist ein wichtiger Beitrag auf dem Weg zur „vernetzten Organisation“. Wissensprivilegien hingegen gehören der Vergangenheit an, weil sie die Umsetzung moderner Formen der Arbeitsorganisation gefährden.

Archivierung ist wichtiger Treiber für E-Akte
78 Prozent der Befragten konnten mit E-Government schon beschleunigte interne und externe Arbeitsabläufe erreichen. Durch die digitale Verknüpfung unterschiedlichster Objekte erhalten Anwender eine schnelle, ganzheitliche und zumeist vorgangsbezogene Sicht auf relevante Informationen. Ein weiterer wichtiger Treiber für die E-Akte ist die Archivierung und die damit verbundene Revisionssicherheit. Öffentliche Verwaltungen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten und dabei Vertraulichkeit gewährleisten. Zudem werden große Archive durch die platzsparende elektronische Aufbewahrung unnötig, die für „aktenintensiven“ Behörden einen großen Kostenfaktor bedeuten. Auch ergeben sich völlig neue Such- und Analysemethoden durch die E-Akte.

Umstellung auf E-Akte bis 2020 unmöglich
Die Vorteile werden allerdings in einiger Zeit wirksam werden, denn die Behörden stehen noch am Anfang der Einführung der E-Akte. Nur 20 Prozent der Befragten rechnen mit einer erfolgreichen Umsetzung des Paragraphen 6 des E-Government-Gesetzes. Die Frist bis 2020 kann bei der schrittweisen Umstellung nicht eingehalten werden. Grund dafür sind vor allem technische Hürden. 86 Prozent kämpfen mit Medienbrüchen und Schnittstellenproblemen. Bei der Hälfte mangelt es an interner Akzeptanz.

Rechtssicherheit durch E-Government-Gesetz
Derzeit gibt es allerdings ein erneutes Ringen um die Einführung einer elektronischen Aktenbearbeitung und die damit verbundene Freisetzung von Optimierungspotenzialen. Durch die Grundlagen des E-Government-Gesetzes gibt es zumindest in Teilbereichen der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung Rechtssicherheit, die es viele Jahre lang nicht gab und viele Pilotprojekte zur Einführung der E-Akte zum Scheitern verurteilte. Die Neufassung des Organisationskonzeptes „Elektronische Verwaltungsarbeit“ ist ein wichtiger und zentraler Beitrag für die Neuauflage der E-Akte. Nutzerorientierte und anforderungsgerechte E-Akten-Systeme werden künftig zusammen mit traditionellen und modernen Methoden der Softwareentwicklung gewährleisten, dass konzeptionelle Fragestellungen verstärkt basierend auf Systemen und praktischer Erprobung erarbeitet werden. Damit ist die Zeit, in denen die Vorgangsbearbeitungssysteme nur eine Nachbildung der Papieraktenführung waren und Arbeitsabläufe nur verkompliziert haben, vorbei.

Umstellung ist in vielen Verwaltungen schon geplant oder initiiert
In vielen Verwaltungen laufen die Planung bzw. konkrete Projekte zur sukzessiven Umstellung auf E-Akten und digitale Vorgangsbearbeitung bereits. Die Bundesagentur für Arbeit hat die Einführung der E-Akte in der Arbeitsvermittlung in 2012 abgeschlossen, in 2013 wurde mit der E-Akte für das Kindergeld begonnen. Nur vier Prozent haben noch gar nicht investiert und planen auch keine Neuinvestitionen.