Die steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Deutschland unterstützen den Mittelstand traditionell bei der praktischen Umsetzung IT-gestützter Prozesse. Vor allem das ersetzende Scannen spielt dabei eine große Rolle. Hier werden Papierbelege nach einem strukturierten und dokumentierten Scanprozess vernichtet, sodass sie nur noch platzsparend und wirtschaftlich günstig in elektronischer Form gelagert werden. Allerdings sind sich Unternehmen und ihre Berater oft unsicher, ob sie Papierbelege nach dem Scannen vernichten dürfen, weil das Finanzamt die Vorlage der Originalbelege verlangen könnte. So kommt es oft zu einem doppelten Aufwand, weil die Papier- und die elektronischen Belege aufbewahrt werden.

Verfahren zur digitalen Aufbewahrung von Belegen
Der DStV bietet daher gemeinsam mit der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) eine „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“ an. Dieses Verfahren ist auch für KMU umsetzbar und praktikabel. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat bereits weitere Hilfestellungen auf Basis dieser Verfahrensdokumentation angekündigt. Sinnvoll wäre zudem, wenn das Bundesministerium der Finanzen offiziell bestätigen würde, dass Belege, die entsprechend dieser Verfahrensdokumentation gescannt und aufbewahrt werden, für steuerliche Zwecke nicht noch als Papierform gelagert werden müssen. Das wäre ein wichtiger Beitrag zum Bürokratieabbau.