Bei der Archivierung wichtiger Dokumente setzt mit 82 Prozent der Großteil der Deutschen auf Papier, obwohl die Verwaltung von Rechnungen und Verträgen in digitaler Form nicht nur einfacher wäre, sondern auch denselben rechtlichen Stellenwert hat. Nur sechs Prozent scannen ihre Post regelmäßig für die digitale Speicherung, neun Prozent digitalisieren ihre Dokumente ab und zu zur Ablage auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud. In Unternehmen hingegen hat sich die digitale Archivierung weitgehend durchgesetzt. Das zeigt eine repräsentative Umfrage im Auftrag des BITKOM.

Verbrauchern sind Vorteile der digitalen Archivierung oft nicht klar
Es gibt verschiedene Gründe für den Verzicht auf digitale Archivierung. 53 Prozent fehlen die Geräte zum Einscannen ihrer Dokumente, 47 Prozent erkennen keinen Vorteil in der digitalen Archivierung und für 38 Prozent ist der Aufwand zu groß. Zwölf Prozent wissen nicht einmal, wie sie Dokumente einscannen können. Auch die Sicherheit ist ein Faktor. 37 Prozent fürchten, dass digitale Kopien von Rechnungen und Verträgen von Cyber-Kriminellen gestohlen werden können, 23 Prozent fürchten den Verlust durch Daten aufgrund eines technischen Defekts wie einem Festplattenausfall. Die Vorteile der digitalen Archivierung sind den Verbrauchern oft nicht klar. So lassen sich etwa alle Dokumente durchsuchen und verschlagworten, mit intelligenten Regeln lässt sich die Dokumentenarbeit erleichtern. Digitale Dokumente können verschlüsselt und in der Cloud gespeichert werden. Auch bei einem Brand oder Einbruch sind die Dokumente in der Cloud sicher.

Unternehmen archivieren seit Jahren digital
Viele Unternehmen archivieren seit Jahren digital und sparen gegenüber der Papierarchivierung mehrere tausend Euro pro Jahr. Die Finanzbehörden erkennen eingescannte Dokumente auch an, wenn das Original auf Papier nicht mehr existiert. Dabei sind aber einige Punkte zu beachten. Die Archivierung der digitalen Dokumente muss entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung wie vom Bundesfinanzministerium festgelegt, erfolgen. Es ist sicherzustellen, dass die digitalen Kopien während der gesamten Speicherdauer nicht verändert wurden und wie Papierdokumente müssen digitale Dokumente jederzeit verfügbar sein. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) unterstützen bei der rechtssicheren Archivierung und bieten einige Vorteile, z. B. der Zugriff von unterwegs.