Die Marktforscher Aberdeen untersuchten in der Studie „The next generation product documentation report“ – wie der Internetdienst computerwoche.de -, welche Probleme sich bei der Erstellung von Produktdokumentation ergeben und wie sich Unternehmen mit Problemen von denen ohne Probleme unterscheiden. Die Forscher stellen heraus, dass es sinnvoll ist, die Produktdokumentation über ein Content-Management-System (CMS) zu erstellen und die technischen Redakteure vom ersten Entwicklungsschritt an bei den Konstrukteuren und Maschinenbauern dabei sein zu lassen.

Geschäftsprozesse bei Produktdokumentationen oftmals zu teuer und mühsam
Während früher ein Gerät entwickelt und gebaut und dann die Gebrauchsanweisung dafür geschrieben wurde, ist die Produktdokumentation heute anders. Die Produkte werden komplizierter und ihre Lebenszyklen immer kürzer, was dazu führt, dass mehr Informationen verarbeitet werden müssen. Hinzu kommt noch, dass die Unternehmen zunehmend global agieren, sodass mehrsprachige Dokumentationen gefordert werden. Die 55 Prozent der von Forschern Befragten gaben an, dass das größte Problem bei Produktdokumentationen darin besteht, die bestehenden Texte an die Produktveränderungen anzupassen. 29 Prozent der Unternehmen erklärten, dass die bestehenden Anleitungen in Alt-Formaten existieren und 23 Prozent erklärten, dass die Software zu teuer ist.

Erfolgreiche Unternehmen pünktlicher und sparsamer bei Produktdokumentationen
Die Praxisuntersuchung bringt allerdings einige Unterschiede zu Tage. Die besonders erfolgreichen Unternehmen, auch als „Best in Class“ bezeichnet, haben demnach keine Probleme damit, ihre Publikationen fristgerecht zu erstellen. Der Durchschnitt bei den Befragten ergibt in diesem Fall 87 Prozent. Und bei den Trödlern, den wirklich langsamen Unternehmen sind es nur 68 Prozent. Ein weiterer, deutlich wahrnehmbarer Unterschied zeigt sich bei den Kosten für Übersetzungen. 97 Prozent der „Best in Class“-Gruppe überschreiten ihr Budget nicht, durchschnittlich können nur 69 Prozent der Befragten das von sich behaupten und bei den Trödlern sind es nicht einmal ein Viertel der Befragten.

Content-Management-Systeme als Erfolgsfaktor für Produktdokumentationen
Es gibt mehrere Gründe für diese auffallend unterschiedlichen Ergebnisse. Die besonders erfolgreichen Firmen können ihren Erfolg unter anderem darauf zurückführen, dass die Dokumentare, technischen Redakteure und Zeichner in der Abteilung Maschinenbau und Konstruktion sitzen. Außerdem verfügen sie über Tools, die ihnen dabei helfen, die Dokumentation zu strukturieren, und 3-D-Visualisierungswerkzeuge. Ein weiterer Erfolgsfaktor besteht in der Einbindung der Produktdokumentation in das Content-Mangement-System.

Praxistips für erfolgreiche Produktdokumentation
Die Produktdokumentation sollte simultan zur Produktentwicklung ablaufen. Außerdem sollten die zur Dokumentation abgestellten Mitarbeiter Teil haben an Maschinenbau und Konstruktion, indem sie dabei sitzen. Für die technischen Redakteure ist es hilfreich, über Dokumenten- und Conten-Management-Tools verfügen zu können, während für die technischen Zeichner 3-D-Visualisierungs- und Design-basierte Illustrations-Tools als Hilfsmittel dienen. Für die Lokalisierung der Produkt-Dokumentation ist es sinnvoll, Translation-Memory-Technologien einzuführen, auch die Implementierung von 3-D-Publishing-Technologien ist zweckmäßig. Um die Lesbarkeit der Dokumentation zu überprüfen, sollte der Wiedergebrauch des Inhalts festgehalten werden.