Seit Anfang 2002 dürfen Finanzbehörden laut GDPdU auf die elektronischen Daten und die Unternehmens-EDV zugreifen, sofern dies im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung geschieht. Diese Neuregelung wurde getroffen, da viele steuerrelevante Dokumente aufgrund der zunehmenden Zahl von E-Business-Anwendungen nicht mehr in Papierform, sondern nur noch digital vorhanden sind. Für die Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre steuerrelevanten Dokumente auswertbar archivieren müssen.

Grundlage und Umfang für den Datenzugriff
Die Finanzbehörden dürfen ausschließlich auf steuerrelevante Daten zugreifen. Die Unternehmen müssen die Dokumente der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung für den Zugriff bereitstellen. Sollten sich in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerrelevante Daten befinden, so sind diese als solche zu kennzeichnen und ebenfalls zugänglich zu machen. Sind die Daten unzutreffend qualifiziert, hat die Finanzbehörde das Recht, den Zugriff auf diese Daten zu verlangen.

Zugriffsmöglichkeiten der Finanzbehörde
Die Finanzbehörde hat drei Möglichkeiten, auf die Daten zuzugreifen. Welche davon sie nutzt, liegt in ihrem eigenen Ermessen. Falls notwendig, können auch mehrere Möglichkeiten kombiniert werden.

1. Unmittelbarer Zugriff
   Der Prüfer nutzt die Auswertungsprogramme des DV-Systems des zu prüfenden Unternehmens. Dies geschieht im Rahmen eines Nur-Lesezugriffs. Das bedeutet, dass der Prüfer das Recht hat, die Daten zu lesen, zu filtern und zu sortieren.
2. Mittelbarer Zugriff
   Das Unternehmen selbst wertet die Daten mithilfe des DV-Systems aus und gewährt dem Prüfer einen Nur-Lesezugriff.
3. Datenträgerüberlassung
   Bei dieser Möglichkeit müssen dem Prüfer alle steuerrelevanten Daten sowie alle Strukturinformationen, die zur Auswertung notwendig sind in maschinell verwertbarer Form auf einem Datenträger übergeben werden. Der Prüfer muss nach Abschluss der Prüfung den Datenträger entweder zurückgegeben oder gelöscht werden

Mitwirkungspflicht der Unternehmen

• Unmittelbarer Zugriff: Beim unmittelbaren Zugriff muss der Steuerpflichtige dem Prüfer alle nötigen Hilfsmittel zum Datenzugriff zur Verfügung stellen und ihn im Rahmen des Nur-Lesezugriffs in das DV-System einzuweisen. Außerdem muss der Steuerpflichtige sicherstellen, dass der Prüfer Zugriff auf alle steuerlich relevanten Daten hat.
• Mittelbarer Zugriff: Beim mittelbaren Zugriff muss der Steuerpflichtige dem Prüfer für den Nur-Lesezugriff die zur Prüfung notwendige Hard- und Software und die Unterstützung durch eine mit dem DV-System vertraute Person zur Verfügung stellen.
• Datenträgerüberlassung: Bei der Datenträgerüberlassung ist der Steuerpflichtige verpflichtet, die relevanten Daten in maschinell verwertbarer Form zur Verfügung zu stellen.

Betroffene Datenbestände und Datenverarbeitungssysteme
Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen nicht verlangen, dass Daten, die bereits vor dem 01.01.2002 archiviert wurden, für die maschinelle Auswertung nochmals in das DV-System eingespeist werden, wenn dies mit zu großem Aufwand verbunden wäre. Wenn dies der Fall ist, muss auch die Hard- bzw. Software nicht zur Verfügung gehalten werden, wenn sie nicht mehr im Einsatz ist, selbst wenn die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Alle nach dem 31.12.2001 archivierten Daten müssen maschinell auswertbar bereitgestellt werden. Bei einem Systemwechsel ist es nicht notwendig das alte System noch bereitzuhalten, wenn die Auswertung auch mit dem neuen System möglich ist. Für die Datenträgerüberlassung kann die Finanzbehörde nicht verlangen, dass Daten, die vor dem 01.01.2002 auf einem nicht maschinell auswertbaren Datenträger archiviert wurden nochmals auf einem maschinell auswertbaren übertragen werden.

Anforderungen an elektronische Abrechnungen
Eine qualifizierte Signatur mit Anbieter-Akkreditierung ist Teil der elektronischen Abrechnung. Der Originalzustand des Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein. Daraus ergeben sich einige Anforderungen:

• Überprüfung der qualifizierten digitalen Signatur auf Integrität der Daten und Signaturberechtigung sowie Dokumentation des Ergebnisses, bevor die Abrechnung weiterverarbeitet wird.
• Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einen Datenträger, der eine Veränderung der Daten nicht zulässt. Bei einer Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System die Nicht-Veränderbarkeit sicherstellen.
• Archivierung beider Versionen, wenn eine elektronische Abrechnung in ein unternehmenseigenes Format konvertiert wird; Verwaltung nach demselben Index; Kennzeichnung der konvertierten Form als solche
• Aufbewahrung des Signaturprüfschlüssels
• Beim Einsatz von Kryptografietechniken: Aufbewahrung der verschlüsselten und unverschlüsselten elektronischen Abrechnung sowie des Schlüssels zur Entschlüsselung
• Protokollierung des Eingangs, der Archivierung und Konvertierung sowie Weiterverarbeitung der elektronischen Abrechnung
• Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme müssen den Anforderungen des GoBS entsprechen
• Aufbewahrung des qualifizierten Zertifikats des Empfängers Anforderungen an sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen
• Bei sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden, muss das Verfahren den GoBS entsprechen
• Originalzustand der übermittelten bzw. verschlüsselten Daten muss erkennbar sein; Speicherung auf nicht veränderbarem Datenträger; bei einer Speicherung auf einem veränderbaren Datenträger muss DV-System Unveränderbarkeit sicherstellen
• Beim Einsatz von Kryptografietechniken: Aufbewahrung von verschlüsselten und unverschlüsselten Unterlagen
• Archivierung beider Versionen, wenn aufbewahrungspflichtige Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format konvertiert werden; Verwaltung nach demselben Index; Kennzeichnung der konvertierten Form als solche
• Bei Signaturprüfschlüssel oder Kryptografietechniken müssen die verwendeten Schlüssel aufbewahrt werden
• Protokollierung des Eingangs, der Archivierung und Konvertierung sowie Weiterverarbeitung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen

Vorschriften zur Archivierung
Ursprünglich digitale Unterlagen, also die Daten, die in elektronischer Form in das DV-System eingehen oder dort angefertigt werden, sind auf maschinell auswertbaren Datenträgern zu archivieren. Sie dürfen nicht nur in Printform oder auf Mikrofilm archiviert werden. Dies gilt nicht, wenn die Daten weiterhin in maschinell auswertbarer Form bereitgehalten werden. Ebenfalls nicht ausreichend ist eine Archivierung in maschinell nicht auswertbarer Form, wie pdf-Dateien. Eine Unterlage muss nicht in maschinell auswertbarer Form archiviert werden, wenn sie zwar DV-System-gestützt erstellt wurde, aber nicht in einem DV-gestützten Buchführungssystem weiterzuverarbeiten ist. Ursprünglich in Papierform angefallene Unterlagen können weiterhin auf Mikrofilm archiviert werden. Kann im Falle eines abweichenden Wirtschaftsjahres die Archivierung ab dem 01.01.2002 nachweislich wegen technischer Gründe nicht vorgenommen werden, so erfolgt keine Beanstandung sofern die Archivierungspflichten ab Beginn des nächsten abweichenden Wirtschaftsjahrs erfüllt werden.

Anforderungen an das Archivierungssystem

• Sicherheit
• Unveränderbarkeit
• Ordnungsmäßigkeit
• Wiederauffindbarkeit
• Reproduzierbarkeit

Auswertbare Formate:

• ASCII feste Länge und ASCII Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte)
• EBCDIC feste Länge, EBCDIC Dateien mit variabler Länge
• Excel (auch ältere Version)
• Access (auch ältere Version)
• DBase
• einfache ASCII-Durckdateien (plus Info für Struktur und Datenelemente etc.)
• Lotus 123
• Dateien von SAP/AIS
• Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen (FDF-Dateien erstellt von PC Support/400) in RDE-Datensatzbeschreibungen
• Import durch ODBC Schnittstelle