Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) gilt ab dem 01.01.2007. Es bringt eine Reihe wichtiger Änderungen für die Abschlusspublizität und die offenlegungspflichtigen Unternehmen.

Wer ist betroffen und offenlegungspflichtig?
Der Kreis der offenlegungspflichtigen Unternehmen ändert sich grundsätzlich nicht durch das EHUG. Weiterhin bleiben immer noch alle Kapitalgesellschaften (AGs, GmbHs und KGs), eingetragene Genossenschaften, Personengesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich-haftenden Gesellschafter und Unternehmen, die nach Publizitätsgesetz zur Offenlegung verpflichtet sind, verpflichtet ihren Jahresabschluss offen zu legen.

Wie und wann offen legen?
Erstmalig mit Ablauf des Jahres 2006 sind die Rechnungsunterlagen beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers, bei der Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH mit Sitz in Köln einzureichen und im Bundesanzeiger in elektronischer Form zu veröffentlichen, anstatt die Rechnungsunterlagen wie bisher beim Handelsregister einzureichen. Dies betrifft alle Abschlussunterlagen, die das Geschäftsjahr 2006 oder spätere Geschäftsjahre betreffen. Alle Abschlüsse für die Geschäftsjahre vor dem 01.01.2006 sind nach bisherigem Recht zu behandeln.

Weiterhin Veröffentlichungserleichterung für kleine und mittlere Unternehmen
Kleine und mittelgroße Unternehmen müssen die Abschlussunterlagen beim zuständigen Registriergericht einreichen und eine Eintragsbekanntmachung in elektronischer Form im Bundesanzeiger veranlassen. Der Umfang der offen zu legenden Dokumente hat sich nicht geändert. Kleine Gesellschaften im Sinne des HGB müssen nur die Bilanz und den Anhang einreichen und veröffentlichen, wenn sie von der Erleichterung nach § 326 HGB Gebrauch machen. Für große und mittelgroße Gesellschaften gilt dies nicht, sie müssen sämtliche Unterlagen einreichen.

Die offenlegungspflichtigen Unternehmen haben gegenüber dem neu geschaffenen Unternehmensregister keine Übermittlungs- oder Offenlegungspflicht. Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers muss den Jahresabschluss samt den weiteren Unterlagen an das Unternehmensregister übermitteln, damit sie dort eingestellt werden. Allerdings muss eine Jahresgebühr von fünf bis zehn Euro, je nach Größe des Unternehmens, entrichtet werden.

Digitale Unterlagen statt Papier
Das EHUG schreibt vor, dass die Unterlagen elektronisch eingereicht werden. Allerdings gilt eine Übergangszeit von drei Jahren, in denen eine Papiereinreichung möglich ist. Die Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft bietet ein Upload-Verfahren via Internet an, um die elektronische Übertragung leicht und komfortabel zu machen. Als Dateiformate sind Word, Excel, RTF und XML möglich. Die Höhe des Veröffentlichungsentgeltes hängt davon ab, in welchem Format die Rechnungsunterlagen übermittelt werden, da der Bearbeitungsaufwand bei den verschiedenen Formaten variiert.

Maximalfrist von zwölf Monaten für die Offenlegung bleibt bestehen
Für den Zeitpunkt der Offenlegung ist nach wie vor eine Maximalfrist von zwölf Monaten nach dem Abschlussstichtag eingeräumt. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, so ist der Jahresabschluss für das Jahr 2006 spätestens Ende 2007 einzureichen und zu veröffentlichen. Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften haben eine Einreichungsfrist von vier Monaten.

Stärkere Überprüfung und Sanktionierung der Offenlegungspflicht
Wird gegen die Offenlegungspflicht verstoßen, so wird ein Bußgeld zwischen 2.500 und 25.000 Euro verhängt. Dabei ergeben sich gravierende Änderungen gegenüber dem früheren Rechtszustand. Das Verfahren ist von Amtswegen einzuleiten ohne dass ein Antrag nötig ist. Außerdem kann das Ordnungsgeldverfahren von nun an gegen die offenlegungspflichtige Gesellschaft selbst eröffnet werden und nicht nur gegen die Organmitglieder der Gesellschaft, die die Offenlegungspflicht verletzt haben, obwohl es zusätzlich noch gegen diese möglich ist.

Dem Unternehmen muss weiterhin zunächst die Festsetzung eines Ordnungsgeldes angedroht werden, sodass die Offenlegung nachgeholt werden kann, aber diese Möglichkeit birgt finanzielle Nachteile. Die Verfolgung des Verstoßes wird von nun an vom Bundesamt für Justiz in Bonn übernommen und die Beteiligten bekommen bereits mit der Androhung des Ordnungsgeldes Verfahrenskosten aufgegeben. Diese können mehrfach anfallen, wenn mehrere Personen beteiligt sind. Das Ordnungsgeld wird vom Bundesamt festgelegt, wenn die Offenlegungspflicht nicht innerhalb von sechs Wochen nachdem das Ordnungsgeld angedroht wurde erfüllt oder die Unterlassung mittels Einspruch gerechtfertigt wird. Ein wichtiger und neuer Punkt ist, dass der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers verpflichtet ist, die fristgerechte und vollständige Einreichung der Unterlagen zu prüfen und Verstöße an das Bundesamt zu melden. Dazu liegen ihm notwendige Informationen über die im Register eingetragenen Unternehmen von Bundesländern und Registriergerichten vor.

Checkliste der Änderungen

• Rechnungsunterlagen sind beim elektronischen Bundesanzeiger in elektronischer Form einzureichen und zu veröffentlichen.
• Keine Übermittlungs- oder Offenlegungspflicht gegenüber neu geschaffenem Unternehmensregister; ist vom Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers zu erledigen, aber dafür ist eine Gebühr von fünf bis zehn Euro zu entrichten
• Unterlagen müssen elektronisch eingereicht werden, aber es gilt eine Übergangsfrist von drei Jahren
• Verfolgung eines Verstoßes wird vom Bundesamt für Justiz in Bonn übernommen
• Fristgerechte und vollständige Einreichung der Unterlagen ist vom Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers zu überprüfen und Verstöße sind an das Bundesamt zu melden