Seit dem 01.01.2007 gilt das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie Unternehmensregister“ (EHUG) in Deutschland. Der Kerninhalt des Gesetzes besteht in der Errichtung eines zentralen Unternehmerregisters in Deutschland, aber es gibt auch neue Regelungen für den Inhalt von gewerblichen E-Mails durch das Gesetz. Werden die Auskünfte über das Unternehmen nicht in die E-Mails aufgenommen, so drohen Zwangsgeld und Abmahnungen.

Neue Regeln für alle Kaufleute
Alle deutschen Kaufleute sowie deren Angestellte, angefangen bei Einzelkaufleuten bis hin zu Kapitalgesellschaften, sowie Zweigniederlassungen von ausländischen Gesellschaften sind von der neuen Regelung betroffen. Die Ausnahme sind Privatpersonen und Freiberufler. Diese dürfen weiterhin kurze E-Mails schreiben.

Besser alle externen E-Mails mit Pflichtangaben versehen
Alle geschäftlichen E-Mails des Unternehmens bzw. des Kaufmanns müssen die neuen Pflichtangaben beinhalten. Im Zweifelsfall sind alle E-Mails, die extern versendet werden, mit den Pflichtangaben zu versehen.

Angaben unterscheiden sich nach Rechtsform
Was zu den Pflichtangaben gehört, unterscheidet sich nach der Rechtsform der Betroffenen. Einheitlich für alle gilt, dass die Firma mit Rechtsform, der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registriergericht und die Handelsregisternummer angegeben werden müssen. Bei einer GmbH müssen außerdem alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen genannt werden, bei einer AG muss abgesehen von den Vorständen in derselben Form der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufgeführt werden. Dasselbe gilt für eine GmbH mit Aufsichtsrat. Auch wenn die Gesellschaft ins Ausland verlagert oder nur eine Zweigniederlassung in Deutschland errichtet wird, ändert dies nichts. Bei Zweigniederlassungen muss das Register, in dem sie geführt werden, mitsamt der Registernummer aufgeführt werden. Für die Zweigniederlassungen gelten die gleichen Vorgaben wie für eine deutsche Gesellschaft.

Die Verpflichtung ist die eigentliche Neuregelung
Tatsache ist, dass viele Unternehmen nichts von der Neuregelung wissen, da sie nicht der Kernpunkt des EHUG ist. Dieser Sachverhalt wurde nicht genügend öffentlich gemacht. Aber diese Neuregelung war vorauszusehen, da E-Mails zunehmend an Bedeutung für die Geschäftkorrespondenz gewinnen. Im Übrigen ist diese Regelung auch nicht neu, aber bisher war sie nicht verpflichtend.

Nicht jeder Mitarbeiter muss E-Mail-Signatur anpassen
Bei der Angabe der Informationen muss nur die Hauptniederlassung eines Unternehmens angepasst werden. Außerdem muss nicht jeder einzelne Mitarbeiter seine E-Mail-Signatur ändern, sondern nur diejenigen, die das Unternehmen rechtsverbindlich vertreten. Allerdings ist es sinnvoll dies zu tun. Es ist auch nicht zu aufwändig dies zu tun, da die Angaben einfach an den E-Mail-Disclaimer angehängt werden können, wodurch man nur eine zentrale Einstellung am E-Mail-Server einrichten müsste, um die Angabepflicht zu erfüllen.

Kommentar der Redaktion:
Das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie Unternehmensregister“ (EHUG) bringt nicht nur die Errichtung eines zentralen Unternehmerregisters in Deutschland mit sich, sondern auch die verbindliche Angabe von bestimmten Unternehmensinformationen in E-Mails. So müssen einige der Informationen, die für gewöhnlich im Website-Impressum zu finden sind, jetzt mit jeder externen E-Mail verschickt werden. Diese Regelung gab es schon vorher, aber jetzt ist sie verbindlich. Der Haken an der Sache ist, dass viele Unternehmen keine Ahnung haben, dass diese Regelung verbindlich ist. Denn wer dagegen verstößt, muss mit Zwangsgeldern und Abmahnungen rechnen. Positiv ist sicher zu sehen, dass der Gesetzgeber versucht die Informationstransparenz der Märkte und deren Teilnehmer zu erhöhen. Somit wird es für unseriöse Unternehmen mit dubiosen Geschäften schwieriger nicht erkannt zu werden und ehrliche Unternehmer und deren Kunden profitieren durch eine höhere Sicherheit und Transparenz auf den Märkten.