Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen in Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) wurden vom Bundesministerium der Finanzen zum 07.07.2019 neu gefasst, sodass sie nun mehr Möglichkeiten für die Digitalisierung im Rechnungswesen bieten. Randziffer 130 erlaubt nun explizit, dass Belege nicht nur eingescannt, sondern auch mit dem Smartphone abfotografiert werden können. Eine Anbindung an das Smartphone gibt es bereits in vielen Buchhaltungs- und Rechnungswesenprogrammen. Auch die Erfassung von Belegen im Ausland ist in die Erlaubnis eingeschlossen.

Belege dürfen in Cloud gespeichert werden
Die erfassten Belege können gemäß Randziffer 20 in selbst betriebenen Systemen, in der Cloud oder einer Kombination beider Systeme gespeichert werden. Müssen die Belege nicht zwingend im Original aufbewahrt werden, so müssen die Unternehmen laut Randziffer 140 die Papierbelege nicht aufbewahren.

Bei Umwandlung digitaler Belege müssen alle Versionen aufbewahrt werden
Erfolgt eine Umwandlung eines digitalen Belegs in ein anderes Datenformat, so sind beide Versionen mit demselben Index aufzubewahren (GoBD Rz. 135). Auch müssen die umgewandelten Versionen entsprechend gekennzeichnet werden. Die Ursprungsfassung muss unter vier Voraussetzungen nicht aufbewahrt werden. Es darf keine inhaltliche und bildliche Veränderung des Dokuments erfolgen. Die Konvertierung darf nicht im Verlust aufbewahrungspflichtiger Informationen resultieren. Der Konvertierungsprozess muss (bei Bedarf) nachprüfbar dokumentiert werden, dann müssen eventuelle Zwischenformate nicht gespeichert werden. Die Finanzverwaltung muss uneingeschränkten Datenzugriff haben.