Elektronische Rechnungen lassen sich einfach erstellen und verschicken und schnell verbuchen. Auch gibt es keine Papierstapel. Für Unternehmen ergeben sich aus der Nutzung elektronischer Rechnungen Kosteneinsparungen. Allerdings ergeben sich aus der Nutzung digitaler Rechnungen oft Fragen, wie Speicherdauer, ob die Papierrechnung vernichtet werden darf und wie das Prüfungsverfahren funktioniert. Aus Unwissenheit nutzen viele Unternehmen elektronische Rechnungen nicht.

Zehn Merksätze für elektronische Rechnungen
Auch bei der digitalen Version sind Vorschriften wie Pflichtangaben, Aufbewahrungsfrist oder Echtheit der Herkunft einzuhalten. Der Bitkom hat einen Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ veröffentlicht. Demzufolge müssen alle Rechnungen gleich behandelt werden, elektronische Rechnungen sind technologieneutral und Authentizität und Integrität sicherzustellen. Signatur und EDI sind möglich. Verpflichtend sind die Lesbarkeit der Rechnung, die Pflichtangaben und die Aufbewahrung. Die Digitalisierung von Papierrechnungen ist erlaubt, allerdings müssen die Vorgänge nachvollziehbar sein. Für elektronische Rechnungen gilt das Recht auf Datenzugriff.