Die Ausschöpfung der Nutzenpotenziale von Geschäftsprozessen in Unternehmen hat noch viel Luft nach oben. Großer Optimierungsbedarf besteht vor allem bei der Prozessqualität und den Prozesskosten, wie eine Business Benefit-Studie der MID GmbH zeigt. Um den Nutzen weiter zu steigern, sind Schwächen in der Prozessmentalität auszumerzen und die oft heterogenen Tools miteinander zu integrieren.

Prozessoptimierung hat hohe strategische Bedeutung
Mehr als die Hälfte der für die Studie Befragten erklärten, dass die Prozessoptimierung in der nahen Zukunft eine hohe strategische Bedeutung hat, für 25 Prozent ist sie sogar das wichtigste Thema. Nur für 18 Prozent hat sie eher sekundäre strategische Priorität. Andererseits ergeben sich bei der geplanten Weiterentwicklung des Prozessmanagement große Hürden, u. a. ein unzureichendes Prozessverständnis seitens der Mitarbeiter der Fachbereiche und der IT, eine geringe Veränderungsbereitschaft und Investitionsbeschränkungen. Bei der Hälfte der Unternehmen gibt es keine Gesamtstrategie für das Unternehmen und die Prozesspolitik der Business-Bereiche läuft gegeneinander statt einheitlich. Sogar in der Geschäftsleitung und in der internen IT findet sich in je 41 Prozent der Firmen keine aktive Unterstützung. Und das, obwohl Prozessorientierung kein Selbstzweck ist. Treiber sind die Notwendigkeiten zur Kosten- und Produktivitätssteigerung und Marktanforderungen.

Balance zwischen Erfordernissen und tatsächlichem Handeln schaffen
Viele Unternehmen haben noch keine ausreichende Balance zwischen den Erfordernissen und dem tatsächlichen Handeln geschaffen. Zwar hat das Prozessthema eine strategisch hohe Bedeutung, z. B. zur Verbesserung der wirtschaftlichen Effizienz und Marktflexibilität, aber große Verharrungskräfte verhindern oft die Realisierung einer Prozessorientierung im notwendigen Maße. Dieser Konflikt ist nur durch sehr pragmatische Ansätze zu lösen, damit er sich nicht in einer langfristig begrenzten Performance der Prozesse manifestiert und so die betriebliche Leistungsfähigkeit beeinträchtigt.

Handlungsbedarf bei Prozessqualität und Prozesskosten gegeben
Der konkrete Handlungsbedarf zeigt sich bei der Bewertung der Befragten zum aktuellen Nutzen der Geschäftsprozesse. 69 Prozent sehen großen Optimierungsbedarf bei der Prozessqualität, ähnlich viele bei den Prozesskosten. Verbesserungspotenziale gibt es auch bei der prozessualen Produktivität und Transparenz sowie bei der Prozessmodellierung. Bei Compliance und Prozessintegration sehen die Befragten ebenfalls Handlungsbedarf.

Tools sind nicht adäquat oder zu unterschiedlich
Ein Hauptgrund dafür ist die inadäquate Tool-Unterstützung. 38 Prozent mangelt es an adäquaten Tools, 52 Prozent nutzen unterschiedliche Produkte, sodass bei Neuinvestitionen eine Vereinheitlichung das Ziel ist. Die Befragten erhoffen sich davon einen Zugewinn an Prozessqualität, Kostenvorteile und eine Begünstigung der Prozessintegration. Weitere Vorteile sind die Nivellierung der verschiedenen Tool-orientierten Methoden und die Schaffung agilerer Prozessbedingungen.

Verknüpfung der Tools ist Pflichtprogramm für vollständigen Prozessnutzen
Eine heterogene Tool-Situation wird im Allgemeinen das Ziel einer durchgängigen Prozessausrichtung zum Scheitern verurteilen, weil dann keine Prozessverhältnisse aus einem Guss möglich sind und Effizienzportale nicht ausreichend aktiviert werden können. Die Verknüpfung der bestehenden Tools ist daher Pflichtprogramm, wenn ein vollständiger Prozessnutzen gewünscht ist. Das bedeutet aber nicht zwangsläufig, dass bestehende Tools komplett abgelöst werden müssen. Mittlerweile gib es technische Lösungen zur Substitution vorhandener Werkzeuge, was auch dem Investitionsschutz und der Reduzierung von Lernaufwand zugutekommt. Dabei wird eine Konsolidierungsebene über die verschiedenen Tools generiert, wodurch die Werkzeuge unverändert zu nutzen sind.