Da das Web 2.0 immer beliebter wird – und das nicht nur bei Jugendlichen – stehen Unternehmen vor der Frage, ob sie Web 2.0-Instrumente aktiv einsetzen möchten. Bisher werden Blogs, Foren und Wikis von 20 Prozent der Unternehmen in den USA und Europa für interne oder externe Zwecke, vor allem für Kommunikation und Marketing, genutzt. Aber auch für die Bereiche Innovation und Kollaboration bietet Web 2.0 großes Potenzial. Die Möglichkeiten für Unternehmen, das Web 2.0 zu nutzen, liegen im Engagement in bestehenden Plattformen oder / und selbst in Web 2.0-Plattformen zu investieren. Die externe Verwendung von Web 2.0-Plattformen bezeichnet man als Enterprise 2.0. Das ist das Ergebnis der Analyse „Enterprise 2.0: Wie Unternehmen das Web 2.0 für sich nutzen“ von DB Research.

Bisher verwendete Kommunikationskanäle weisen Schwächen auf
Den ersten Anstoß für die Verwendung von Web 2.0-Instrumenten gibt die Einsicht, dass die bisher genutzten Kommunikationskanäle Schwächen aufweisen. Die Kommunikation per E-Mail ist bilateral und multilateral nur in geschlossenen Gruppen möglich. Nur ein begrenzter Adressatenkreis bekommt die Informationen, anderen sind sie nicht zugänglich. Auch wird die E-Mail-Kommunikation vermehrt als schwer zu bewältigende Informationsüberflutung empfunden. Die Inhalte auf Unternehmensplattformen werden von ausgewählten Mitarbeitern produziert, ausgewählt und veröffentlicht. Allerdings fehlt es hier bewusst an der Kommunikation mit dem Leser. Auch werden hier längst nicht alle Inhalte oder Dokumente, die die Mitarbeiter erstellt haben, repräsentiert. Informationen werden in großen Unternehmen oft vor allem abteilungsintern ausgetauscht. Durch die lokale Speicherung von Daten sind diese nur für eine begrenzte Gruppe von Nutzern zugänglich, was die Systeme oft intransparent macht. Es gibt für Geschäftspartner und Kunden keine Möglichkeit sich zu beteiligen bzw. eine solche Möglichkeit ist nur mit erhöhtem Aufwand möglich. Und zuletzt wird das Wissen meistens nicht wirksam verdichtet. Diese Schwächen treffen nicht gleichermaßen auf Kommunikationskanäle und -plattformen zu, d. h. es gibt nicht ein Web 2.0-Instrument, das alle Probleme lösen kann.

Web 2.0 bringt Vorteile für Kommunikation und Wissensmanagement
Die Eigenschaften von Web 2.0-Anwendungen zeigen Vorteile für Kommunikation und Wissensmanagement auf. So kann jeder permanent auf die produzierten Inhalte zugreifen. Durch die Möglichkeit zu kommentieren, fließt das Wissen von Menschen ein, die sonst nicht an der Diskussion hätten teilhaben können. Die Interaktion zwischen bekannten Partnern und deren Output lassen sich dokumentieren, wodurch auch zunächst unbeteiligte Leser den Kommunikations- und Erstellungsprozess nachvollziehen können. Dadurch werden Informationen verdichtet und unternehmensweit oder für die beteiligte Gruppe verfügbar. Dies stellt gerade für große Unternehmen einen Vorteil dar, da es den Mitarbeitern den Zugriff auf benötigte Informationen vereinfacht.

Ziele und Strategien müssen vor Anwendung von Web 2.0 geklärt werden
Will ein Unternehmen Web 2.0-Instrumente sinnvoll einsetzen, sind vorher die Ziele zu klären und Fragen zur Strategie zu beantworten. Zunächst ist die Frage, ob Web 2.0-Anwendungen zur Unternehmenskultur passen. Die Fähigkeit des Managements, Kontrolle auszuüben, wird durch Web 2.0 prinzipiell eingeschränkt. Hat man sich für den Einsatz von Web 2.0-Instrumenten entschlossen, muss man die Ziele, die man hiermit zu erreichen wünscht, genau festlegen und mit den Unternehmenszielen abstimmen. Dann stellt sich die Frage, ob die Anwendung von Web 2.0 auf innerhalb des Unternehmens beschränkt oder auch zur externen Kommunikation genutzt werden soll. Auch muss klar sein, dass die Bedingungen im Unternehmen sich von denen im Internet unterscheiden, weshalb die Funktionsweise des Web 2.0 nicht direkt auf den Unternehmenskontext übertragen werden kann. Vor allem beim Umgang mit vertraulichen Daten ist Vorsicht geboten, damit diese nicht unkontrolliert die Öffentlichkeit erreichen. Durch die Beschränkung der Zahl der Mitarbeiter oder der relevanten Kunden kann die Funktionsweise von Web 2.0 eingeschränkt werden, weil die Zahl der relevanten Blogbeiträge oder die Qualität eines Wikis sinkt. Auch müssen Unternehmen die zeitliche Einbindung der Mitarbeiter in ihrem Arbeitsfeld und Anreize zur aktiven Beteiligung an Web 2.0 bedenken. Wenn die Restriktionen zu groß sind, könnte der Erfolg der Web 2.0-Instrumente negativ beeinflusst werden.