Bei der Einführung einer neuen Generation von Microsoft-Produkten fallen nicht die direkten Lizenzkosten, sondern auch Personalnebenkosten und vor allem der Aufwand für externe Beratungs- und Integrationsleistungen. Diese Kosten bzw. die möglichen Gesamtkosten sind für viele IT-Verantwortliche, Einkäufer und IT-Controller nur schwer einschätzbar. Vor allem die Einführung bzw. der Erstkauf von Produkten wie SharePoint, CRM oder Lync stellen die IT-Organisation vor große Herausforderungen. Hier ist der Bedarf an externen Wissensträgern recht hoch, da man nicht auf etablierte Strukturen und die Erfahrungen der eigenen Mitarbeiter setzen kann.

Klassische IT-Beratung reicht nicht aus
Lync, das neue Office oder CRM generieren erst einen Nutzen, wenn eine Synchronisation der Unternehmensprozesse mit den Möglichkeiten der Software erfolgt ist. Das erfordert nicht nur klassische IT-Beratung, sondern zunehmend konkrete Business- und Transformationsberatung, da es hierbei u. a. um die Mobilisierung von Prozessen ein einzelnen Prozessschritten und die Einführung verbindlicher Regeln für die Nutzung von Software im Unternehmen geht.

Ausgaben für IT-Beratung und Integration hängen von interner Kompetenz und Ressourcen ab
Generell sind die Ausgaben für Beratung und Integration abhängig von der Kompetenz und den Ressourcen der IT-Abteilung ab. Der externe Aufwand hängt auch von der Art des Beschaffungs- bzw. Integrationsvorhabens ab. Bei einem Erstkauf ist der Aufwand normalerweise höher als bei einem Nachkauf.

Leistungsfelder oft nicht klar abgrenzbar
Es gibt auch Unterschiede zwischen dem Aufwand für Integrations- und Beratungsleistungen für einzelne Produkte. Oft lassen sich Leistungsfelder nicht klar voneinander abgrenzen, weil sie ineinander übergehen. Das sollte bei der Planung der Kosten bewusst gemacht werden. Gerade bei kleinen Unternehmen ist die Preisbereitschaft sehr gering, was auch an einer falschen Erwartungshaltung an die eigene IT-Abteilung liegt. Eigentliche Beratungsaufwände werden hier oft als Integrationskosten ausgegeben.