Einkauf und Logistik nutzen elektronische Katalogsysteme intensiv und auf breiter Basis. Im Supply Chain Management haben E-Lösungen an Aufmerksamkeit gewonnen, kommen aber nicht an die Systeme für das Lieferantenmanagement / E-SRM heran. Elektronische Ausschreibungen in den Procurement-Abteilungen sind weiterhin auf dem Vormarsch, E-Auktionen hingegen werden nur sporadisch genutzt. Das zeigt die Studie „Elektronische Beschaffung 2014: Stand der Nutzung und Trends“.

E-Lösungen sollen Win-Win-Situation in Zusammenarbeit mit Lieferanten schaffen
Für die Studie wurden 236 Unternehmen zwischen November 2013 und Januar 2014 befragt, 121 waren Großunternehmen, 115 KMU. Der Fokus bei fast allen E-Tools liegt auf Effizienz, Transparenz und Sicherheit von IT-Prozessen. Die Systeme sollen vor allem eine Win-Win-Situation in der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten schaffen. Trotzdem rechnen die Lösungen sich auch, denn E-Lösungen stellen die Wettbewerbsfähigkeit des Einkaufs sicher. Ihr Zweck ist die Rationalisierung und dem Einkäufer den Rücken freizuhalten. Aber der Betrieb und die Weiterentwicklung der IT-Systeme ist nebenbei unmöglich. Die Tools benötigen technisches Know-how und Manpower. Die Wettbewerbsfähigkeit im Einkauf kann nur über die konsequente Einführung hocheffizienter IT-Systeme dauerhaft erhalten und ausbauen. Voraussetzung dafür ist, dass die Software störungsfrei und benutzerfreundlich ist. Die Unternehmen müssen ihrerseits die permanente Pflege ihrer internen IT-Prozesse und -Systeme sicherstellen.

Best Practice noch lange nicht erreicht
Systemanbieter und Unternehmen haben noch einige technische und organisatorische Aufgaben zu erledigen. Best Practice haben je nach Tool nur zwischen null Prozent (E-SCM) und 11,6 Prozent (Elektronische Kataloge, Auktionen) erreicht. Zwar ist die Einschätzung von Funktionalitäten und Benutzerfreundlichkeit der Systeme positiv, zufrieden sind aber je nach Tool nur 50 bis 60 Prozent der Unternehmen. Zum einen wachsen die Ansprüche, auch getrieben durch die großen technischen Entwicklungen im privaten Kommunikationsbereich, zum anderen gibt es noch einige fundamentalere Probleme, die die Systemanbieter lösen müssen. Dies erfordert einen intensiven Dialog zwischen Systemanbietern und Kunden, u. a. um notwendige Standards zu etablieren und weiter auszubauen.

Starke Schwankungen bei Einsparungen der Prozesskosten
Die Einsparungen bei den Prozesskosten lagen im Durchschnitt bei dezentralen Bestellprozessen über Katalogsysteme bei 25,9 Prozent, bei Ausschreibungsprozessen bei 13,9 Prozent und bei Verhandlungsprozessen (Auktionen) bei 7,2 Prozent. Je nach Ausgangslage gibt es aber erhebliche Schwankungen. Ursache dafür ist einerseits, dass der Umfang und die Professionalität bei der Nutzung der Systeme unterschiedlich ist, und andererseits, dass das Leistungs- und Kostenniveau vor der Einführung des Tools variiert.

Einsparungen bei Einstandspreisen
Die Einsparungen bei den Einstandspreisen lagen im Schnitt bei 8,4 Prozent bei Katalogsystemen, 7,0 Prozent bei Ausschreibungslösungen und 10,8 Prozent bei Auktionslösungen. Die Abweichungen von Mittelwert sind in beide Richtungen teilweise extrem.

E-Kataloge technisch ausgereift, E-Auktionen nicht in der Breite angekommen
C-Güter-(E-Katalog-)Systeme gehören fest zum Geschäftsalltag von Global Playern und KMU. Die Tools sind technisch ausgereift und die Unternehmen werden immer besser bei der Lösung von organisatorischen Problemen in Bezug auf die Prozessgestaltung. Tools für elektronische Ausschreibungen liegen mit 19,5 Prozent auf Platz 2 bei geplanten Neueinführungen. Grundsätzlich werden sie also als sinnvoll angesehen und sollten weiter ausgebaut werden. Hingegen sind die Tools für elektronische Auktionen noch immer nicht in der Breite angekommen.

E-SRM-Tools könnten sich als „Standard-Tools“ etablieren
E-Lösungen im Lieferantenmanagement (E-SRM) liegen in vielen Unternehmen verstärkt im Fokus der Aktivitäten. Weniger als 20 Prozent der Unternehmen wollen langfristig auf Lieferantenmanagement verzichten. Diese Tools könnten sich also als „Standard-Tool“ etablieren. Supply Chain Management-/E-SCM-Lösungen werden wieder öfter genutzt, was an der Tendenz zur engeren Zusammenarbeit mit Lieferanten liegt, ihnen wird aber weniger Aufmerksamkeit zuteil als Tools für E-SRM.

Servicequalität wird grundsätzlich eher positiv bewertet
Die Servicequalität wird von den meisten Anwendern eher positiv bewertet, obwohl die Zufriedenheit bei E-Katalogen und -Ausschreibungen in den letzten Jahren leicht gesunken ist. Allerdings ist nicht einmal die Hälfte der Unternehmen sehr zufrieden oder zufrieden bei den Ausschreibungen.

KMU schätzen Nutzungsintensität und Reifegrad der Systeme höher ein als Großunternehmen
Die Nutzungsintensität und der Reifegrad der Systeme wird von den KMU höher eingeschätzt als von Großunternehmen, obwohl die Einführung der Systeme im Schnitt später erfolgte. Die Nutzungsintensität ist insgesamt sogar gestiegen. KMU können die Systeme wohl schneller ausrollen und intensiver anwenden, was der geringeren Komplexität der Beschaffungsorganisation und dem kleineren Beschaffungsportfolio zu verdanken ist.

Web 2.0-Technologien spielen nur Nebenrolle
Web 2.0-Technologien (Wikis, Blogs, Professional (Social) Networks) sind in Bezug auf die klassischen Tools der elektronischen Beschaffung für viele nur nebensächlich. Einige Unternehmen befassen sich als „First Mover“ intensiv mit diesen Themen und möchten diese Technologien in die Beschaffungsprozesse einbinden. Für „Big Data“ gibt es erste interessante Ansätze im Beschaffungsbereich, die sich prägend auf die Entwicklung der nächsten Jahre auswirken könnten.