Die Produktivität von KMUs in Deutschland, Großbritannien und Frankreich leidet unter der Erstellung und Verwaltung von Textdokumenten, etwa Berichte, Verträge oder Förderungsanträge. Das zeigt die Studie „Je besser die Technologie, desto größer die Effizienz“ von Nuance Communications Inc., die KMUs zu ihrer Effizienz, den zeitintensivsten Aufgaben und den Wunsch-Technologien zur Lösung dieses Problems befragt hat.

Keine Zeit für Effizienzsteigerungen mit Spracherkennungssoftware
41 Prozent der KMUs fehlt die Zeit, sich mit potentiellen Effizienzsteigerungen durch Spracherkennungssoftware und bezahlbaren Imaging-Lösungen zu beschäftigen, selbst wenn dies nur ein IT-Upgrade erfordern würde. Ein Drittel der KMUs prüft allerdings seine Softwareanforderungen nur einmal pro Jahr, alle anderthalb Jahre oder seltener.

Dokumenterstellung und -verwaltung erfolgt mit veralteten Verfahren
Kommunikation und Handlungen erfolgen in der modernen Geschäftswelt zunehmend digital. Bei der Erstellung und Verwaltung wichtiger Dokumente kommen in KMUs trotzdem immer noch zeitintensive, veraltete Verfahren zum Einsatz. Das hat negative Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit, Produktivität und schließlich auch auf die Profitabilität. Passende Lösungen, mit denen sich die Unternehmenseffizienz deutlich steigern und die Investitionen schnell amortisieren lassen, gibt es sogar schon.

KMUs verbringen viel Zeit mit der Dokumentenerstellung
Die Nutzung von leistungsstarken Spracherkennungslösungen bei der Dokumentenerstellung würde die Produktivität deutlich steigern. Zum Einsatz kommt diese Technologie aber nur in wenigen KMUs (Deutschland: 14 Prozent, Großbritannien (4 Prozent) und Frankreich (6 Prozent). 29 Prozent der KMUs nutzen bei PDF-Software lieber bekannte Marken anstatt effizienzsteigernde und kostenreduzierende Alternativen. 92 Prozent der deutschen KMUs nutzen PDFs, eine Umstellung auf eine günstige, leistungsstarke PDF-Software würde die Kosten deutlich senken und die Produktivität steigern. 38 Prozent der KMUs benötigen pro Tag zwei Stunden für die Dokumentbearbeiten, 10 Prozent der deutschen KMU sogar mehr als fünf Stunden pro Tag. Bei 25 Prozent der Anwaltskanzleien nimmt die Dokumentbearbeitung bis zu vier Stunden pro Tag in Anspruch, bei 19 Prozent sogar sechs Stunden.